Blog

A gestão de projetos exitosa depende de uma série de fatores que exigem atenção dos líderes e da equipe envolvida. Em todas as etapas, do planejamento, passando pela execução até a entrega, o papel do gestor de projetos é indispensável para o sucesso. Afinal, cabe a ele orquestrar o fluxo de trabalho e acompanhar, para que todos os colaboradores cumpram com as atividades previstas, dentro dos prazos pré definidos no cronograma de projetos.

O desafio é complexo e está suscetível a uma série de fatores e riscos. Sabendo disso, elencamos, neste artigo, as melhores práticas de gestão de projetos que você pode adotar na sua rotina de gerenciamento. 

Confira e aplique as dicas para ter uma gestão de projetos bem-sucedida.

1. Compreendendo o escopo e os objetivos

Na gestão de projetos, antes de partir para a execução das etapas, é fundamental que o líder que os colaboradores envolvidos tenham uma clara compreensão do escopo e dos objetivos do projeto.

Neste momento, é importante fazer uma análise abrangente do que precisa ser alcançado e dos parâmetros dentro dos quais o projeto deve operar. Lembre-se de considerar os requisitos técnicos, mas também as implicações ambientais, sociais e econômicas do projeto.

2. Planejamento, cronograma e gerenciamento de expectativas

Com o escopo bem definido e compartilhado com o time, o planejamento e o cronograma se tornam a espinha dorsal da gestão de projetos. Neste momento, cabe ao líder dividir o projeto em tarefas menores e gerenciáveis ​​e organizá-las em uma sequência lógica, validando-as com o time. 

Neste momento, é importante ainda gerenciar as expectativas dos clientes, fornecedores e colaboradores envolvidos. Muitas vezes, esses três atores têm expectativas muito diferentes de como o projeto deve se desenrolar e qual será o resultado.

Portanto, definir claramente as expectativas de clientes, colaboradores, fornecedores e demais stakeholders é uma das principais prioridades de um gestor de projetos de capital, na indústria de engenharia e construção.

Analise com calma também outros aspectos como alocação de recursos, orçamento, cronogramas e gerenciamento de riscos.

3. Documentação e visibilidade do projeto

Criar um planejamento com metas realistas e mensuráveis ​​é essencial, mas a documentação e a visibilidade do plano são ainda mais cruciais para garantir que um projeto bem-sucedido seja concluído pela sua equipe de projeto. 

O resultado do planejamento e da documentação define o foco do trabalho, estabelece o escopo do projeto e cria uma fonte de conhecimento para empreiteiros comerciais e outros profissionais de construção envolvidos.

Além disso, a visibilidade do plano do projeto permite construir uma responsabilidade compartilhada com todos os envolvidos na execução. Com a documentação do plano sempre acessível para a equipe, o gestor de projetos desenvolve confiança entre os contratados e se beneficia do gerenciamento de projetos de construção mais facilmente. 

Na prática, a visibilidade da documentação do plano do projeto permite que as empresas de construção:

• Evitem o aumento do escopo, mantendo as atividades do projeto dentro do orçamento e do cronograma;
• Rastreiem em tempo real o progresso do trabalho com eficiência, garantindo o controle de mudanças;
• Assegurem a segurança e saúde dos colaboradores, com o controle de qualidade nos processos e entregas.  

4. Comunicação clara e eficiente

Para fazer um gerenciamento eficaz, o gestor de projetos precisa desenvolver uma comunicação ágil, clara, transparente, amigável e eficiente com a equipe. 

Comunicar-se de forma rápida e eficaz é crucial na gestão de projetos de capital.  Afinal, ruídos e falhas em uma mensagem podem gerar pequenos atrasos, impactando em atrasos nos cronogramas e mais custos incorridos.

Para evitar esse tipo de situação, cabe ao gestor de projetos desenvolver uma proposta de comunicação com maestria, levando as informações para várias equipes e colocando todos na mesma página.

Ainda sobre comunicação, vale lembrar que também é papel do gestor de projetos manter notas detalhadas sobre cada aspecto do projeto. Assim, se os profissionais tiverem dúvidas sobre um projeto ou o trabalho que as equipes estão programadas para fazer, o gestor de projetos deve ser capaz de fornecer respostas rápidas e precisas.

5. Gestão de riscos e garantia de qualidade

Na gestão de projetos de capital, uma das principais responsabilidades do gestor é mapear o conjunto de riscos, que varia desde riscos de segurança a impactos ambientais.

Quando o gestor de projetos identifica os riscos potenciais no início e desenvolve estratégias para mitigá-los, ele diminui as chances de problemas, atrasos e prejuízos na obra. Para tanto, é crucial fazer avaliações de risco regulares ao longo do ciclo de vida do projeto.

Dessa forma, também é possível manter alta qualidade em todas as fases de entrega. Cabe ao gestor de projetos, portanto, dedicar-se para definir padrões de qualidade, conduzir inspeções regulares e garantir a conformidade com códigos e regulamentos relevantes. A garantia de qualidade ajuda a minimizar erros e retrabalho, economizando tempo e recursos.

6. Avaliação das questões legais e éticas

Para ter sucesso na condução dos projetos de capital, outra prática valiosa é avaliar e ponderar sobre as várias considerações legais e éticas. Desde a adesão a códigos e regulamentos de construção, atenção às Normas Regulamentadoras, até a garantia de conformidade ambiental e segurança do trabalhador. Tudo deve ser avaliado em detalhes e documentado no plano do projeto, para que todos estejam cientes. 

Para o gestor de projetos, entender e respeitar esses aspectos é crucial para a legitimidade e o sucesso dos projetos de capital.

7. Investimento em soluções tecnológicas e metodologias ágeis para gestão de projetos

Para organizar as demandas e atividades dos projetos de capital de maneira estruturada, o ideal é adotar sistemas que simplifiquem e otimizem o gerenciamento dos processos e do fluxo de trabalho da obra. Os sistemas de gestão facilitam o contato e a conexão entre a equipe e os demais stakeholders do projeto.

De outro modo, além das soluções tecnológicas, é importante que o gestor de projetos saiba selecionar as melhores metodologias ágeis. Elas são ferramentas de trabalho completas, que permitem organizar e gerenciar as demandas e entregáveis dos projetos de capital de maneira colaborativa. 

Com soluções como Gestão Integrada e Governança Colaborativa e FEL Ágil, ambas do portfólio da Verum Partners, o gestor de projetos tem condições de coordenar as etapas e entregas, mantendo os atores envolvidos integrados, conectados e informados, em colaboração constante para o sucesso do projeto.

8. Foco em aprendizagem e melhoria contínua

Por fim, um bom gestor de projetos de capital deve priorizar o aprimoramento e o desenvolvimento das pessoas. Elas devem estar sempre aprendendo. Isso envolve revisar cada projeto após a conclusão para identificar sucessos e áreas para melhoria. As lições aprendidas devem ser documentadas e aplicadas a projetos futuros.

Além disso, capacitar as pessoas é fundamental. Ao conhecer as lacunas de competências e habilidades dos profissionais da equipe, o gestor de projetos pode buscar por workshops, formações e cursos inCompany para ofertar ao time.

Investir na aprendizagem das pessoas, priorizando a melhoria contínua, é garantir mais maturidade para cada projeto. 

Conclusão

Para gerenciar projetos de capital de forma eficaz, o gestor de projetos deve ser criterioso na escolha das ferramentas e metodologias colaborativas que irão facilitar e agilizar as operações e comunicações diárias. 

Além de considerar as boas práticas que apresentamos até aqui, cabe ao gestor de projetos observar outras questões relevantes, como a preparação da equipe, a colaboração entre todos os envolvidos, os critérios e requisitos para compliance, o cuidado com os pilares de ESG.

A boa notícia é que contando com o suporte de um parceiro estratégico, como a Verum Partners, esse trabalho fica muito mais simples, organizado, produtivo e sustentável. Para viabilizar tudo isso, a colaboração é nosso principal ingrediente. Entre em contato e entenda como podemos ajudar você na gestão de projetos de capital.