Blog

Quem já participou de um projeto de capital, com certeza já ouviu algo deste tipo:

“A nossa fila de caminhões para descarregar não tem fim! Os motoristas estão muito irritados, teremos que pagar diárias.”

“Alguns materiais para a montagem do equipamento sumiram. Não vamos conseguir iniciar este IWP.” Não sabe o que é IWP? Veja este artigo.

“Já pedimos os materiais para iniciar esta montagem, mas o armazém ainda não entregou. Estamos há dias esperando.”

Os problemas na gestão de armazém e os impactos negativos, infelizmente costumam estar presentes em projetos de capital, ficando evidente a importância de um armazém eficiente para o sucesso do empreendimento. Obviamente, a complexidade envolvida contribui para esses problemas. Além disso, muitas vezes a estruturação das operações do armazém acabam não sendo planejadas como deveriam.

Os armazéns criados no site para suportar os projetos de capital costumam ter características próprias. O grande mix de materiais com muitas variações no que tange a aplicação e as dimensões são algumas delas. Por consequência, as dificuldades na movimentação e no armazenamento de materiais são comuns. Além disso, espaço sempre é um ponto crítico para qualquer armazém, mas engana-se quem acha que esse é o único aspecto que deva ser levado em consideração. O uso eficaz do espaço disponível passa pela definição de processos bem pensados ou, melhor, pensados de forma LEAN.

Precisamos desenhar processos que tenham condições de fazer os materiais fluírem, girarem e ficarem o menor tempo possível estocados. Quanto maior for o estoque de um armazém, maior serão os seus desperdícios operacionais.

• Mais estoque, mais área, mais transporte, mais movimentação.
• Mais tempo em estoque, mais itens para inventário, mais itens para preservação, mais mão de obra necessária.

Tendo isso em vista, o que fazer para evitar estes problemas e desperdícios? Pense LEAN!

O Lean Thinking é uma filosofia de gestão inspirada no famoso Sistema Toyota de Produção. Entre os seus pontos focais, podemos destacar o trabalho sistêmico de eliminação de desperdícios. Para isso, utiliza-se uma série de conceitos e ferramentas que também podem ser muito úteis nas operações de um armazém. Vejamos agora apenas alguns conceitos que podemos utilizar na estruturação do seu armazém. Tudo isto com baixo investimento e alto potencial de retorno.

A importância dos 5 princípios na estruturação de um armazém lean

James Womack e Daniel Jones em “Lean Thinking” ou “A Mentalidade Enxuta das Empresas” estabeleceram 5 princípios que norteiam as organizações Lean. Vejamos quais são eles e como poderíamos utilizar na estruturação de um armazém.

1) VALOR – identifique o que é valor para o cliente.

A partir desse princípio já devemos fazer as primeiras reflexões.

• Quem é o cliente do armazém?
• O que é valor para ele?
• É a montadora?
• Velocidade e assertividade são pontos importantes para ela?

As respostas destes questionamentos deverão guiar todo o desenho dos processos do armazém.

2) FLUXO DE VALOR – mapeie o fluxo de valor.

Assim como no primeiro princípio, teremos que responder algumas perguntas, como:

• Quais são os processos do armazém?
• Quais são as operações destes processos?
• Quais agregam valor?

Tenha claro quais são todos os processos e como os mesmos devem ser realizados. Após, elimine/minimize etapas desnecessárias e que não agregam valor ao cliente.

3) FLUXO CONTÍNUO – faça o fluxo de valor fluir com o mínimo de interrupções possíveis.

O que faz os processos mapeados iniciarem e não serem concluídos? Falta de equipamentos? Falta de espaço? Resolva estes problemas e faça esta análise rotineiramente.

Outro ponto fundamental é conectar os fluxos de trabalho em sequência para evitar “estoques de trabalho” entre os processos. Para isso, você terá que balancear as operações e quanto maior for a polivalência do time, mais fácil será.

Ao desenhar os seus processos, troque burocracias e a centralização na tomada de decisão por padrões claros autonomia. Sem dúvida, isso irá garantir mais “fluxo contínuo” ao armazém.

Atenção: o trabalho com grandes lotes vai na contramão do fluxo contínuo, quanto maiores os lotes, maiores serão os tempos de espera.

4) PRODUÇÃO PUXADA – esse princípio visa a produção conforme a demanda para evitar estoques desnecessários.

No caso de projetos de capitais, receber materiais no armazém muito antes do momento em que eles serão utilizados na montagem tendem a causar transtornos. Obviamente, isso acaba fugindo do escopo de atuação do armazém, apesar de ser um dos mais impactados. Sendo assim, cabe ao gestor levar para o time de planejamento estas preocupações. Abordagens como o AWP (Advanced Work Packaging – veja mais nesse artigo) contribuem significativamente para minimizar problemas desse tipo.

Fazendo uma outra interpretação desse princípio para realidade do armazém, podemos ressaltar que todos os esforços de trabalho devem ser orientados para as necessidades do cliente. Lembre-se que “produzir” a mais ou antes da hora caracteriza o desperdício de superprodução, o pior dos desperdícios.

5) PERFEIÇÃO – esse princípio consiste na eliminação progressiva dos desperdícios em busca das condições almejadas, desafiando constantemente o status quo e acreditando sempre que o fluxo de valor pode ser otimizado.

Tenha claro que nenhuma operação de armazém nascerá perfeita. Faça um primeiro desenho da operação, experimente, avalie os resultados, aprimore e padronize.

O 5S e a organização do armazém

Um dos principais pontos para que um armazém seja bem gerido e eficiente é a organização. Dentro do lean manufacturing, o método dos 5 sensos é amplamente difundido e poderá contribuir significativamente com organização, limpeza e disciplina. Aplicando de forma sistemática as etapas de descartar, organizar, limpar, identificar e padronizar você conseguirá:

• Aproveitar melhor os espaços apenas com materiais úteis;
• Evitar perdas de tempos procurando materiais;
• Evidenciar anomalias dos processos, como o excesso de materiais;

O objetivo aqui não é detalhar como fazer o 5S, mas um ponto muito importante para a aplicação é definir o local dos materiais pensando no uso, no processo e não apenas nas características dos mesmos. Por exemplo, em um projeto com AWP, fará muito mais sentido você organizar o armazém por CWA ou CWP, visto que a montadora irá solicitar os materiais de acordo com esses agrupamentos. Nesse caso, se os materiais estivessem organizados por características, provavelmente você teria muitos deslocamentos para fazer o “picking” do IWP.

Evite o “Mura” (flutuações) no volume de trabalho

É muito comum que ao longo do projeto tenhamos uma progressão no volume de materiais recebidos. Nesses momentos de alta demanda, é fundamental que as entregas sejam niveladas, respeitando a capacidade do time de recebimento. As flutuações no volume de trabalho, picos e vales, ocasionarão respectivamente hora extras e ociosidades.

Para evitar esse problema, é fundamental que os fornecedores sigam um processo de agendamento. Este processo deverá levar em conta os tipos de carga, para que possamos ter um mix de recebimento coerente com o tempo necessário para execução de cada um. Assim, teremos uma estabilidade de demanda para a equipe e evitaremos contratações de mão-de-obra adicional.

Também cabe ressaltar que ao implantar o agendamento de entregas, podemos ter mais cargas do que a nossa capacidade de recebimento, gerando uma necessidade de priorização. O AWP, sendo uma abordagem essencialmente orientada para a construção (Construction Driven), é capaz de dar o entendimento de quais são os fornecimentos prioritários para a sequência de montagem (cliente do armazém).

Os 4Ms e a estabilidade básica

A estabilidade de qualquer operação estará vinculada aos 4M’s e nos armazéns não será diferente.

• Mão de obra:tanto em quantidade quanto em qualidade. Dimensione a equipe conforme os processos desenhados e distribua a mesma de acordo com o esforço necessário para cada atividade. Faça o balanceamento. Além disso, capacite a operação, isso é o ponto de partida para evitarmos problemas.
• Máquina:os equipamentos devem estar disponíveis e em plenas condições de funcionamento. Sendo assim, estabeleça rotinas de preservação dos equipamentos de movimentação, assim como manutenções preditivas e preventivas. Um simples checklist de uso pode colaborar com a conservação de empilhadeiras e outros equipamentos.
• Método:defina a forma com que as atividades devam ser realizadas e crie os procedimentos.
• Material:garanta que os materiais estejam disponíveis e em plenas condições de uso e conservação. Ao receber materiais com defeitos, acione a cadeia de ajuda para a solução rápida dos problemas.

Estabeleça rotinas e indicadores para avaliação periódica dos 4Ms, pois a estabilidade operacional será testada constantemente com os problemas do dia-a-dia operacional.

Crie o seu gerenciamento diário e potencialize com a obeya

Desenvolva rotinas diárias de gestão com os times. Faça reuniões rápidas e aborde questões de segurança, produtividade, prioridades e, principalmente, acompanhe os indicadores. Os resultados são construídos dia após dia, por isso esses “rituais” são tão importantes para o atendimento dos objetivos do projeto.

Para potencializar essa boa prática, crie a sua obeya, também conhecido como “war room” ou “sala de guerra”. Uma sala obeya costuma abusar da gestão visual com informações relevantes para a operação. O objetivo é dar todos os subsídios para que os times possam identificar e resolver problemas com agilidade.

Esses são apenas alguns pontos da filosofia LEAN que podem ser integrados na estruturação de armazéns para projetos de capital, contribuindo de forma significativa para o sucesso do empreendimento.

Quer saber mais sobre armazéns, lean ou como implantar alguns desses pontos? Quer saber como utilizar lean com AWP? Não deixe também de comentar, se gostou do artigo ou tem alguma dúvida sobre o assunto. Nós, da VerumPartners, estaremos prontos para te ajudar.

Autor: Eduardo Dalla Vecchia, Senior Consultant of Capital Projects and Infrastructure na VerumPartners

Referências:

Marchwinski, C. et al. (2011). Léxico Lean: glossário ilustrado para praticantes do Pensamento Lean. São Paulo: Lean Institute Brasil.

Cardoso, A. (2016). Logística lean em centros de distribuição: melhorando a entrega e a produtividade. São Paulo: Lean Institute Brasil.

Womack, J.; Jones, D. (2004). A mentalidade enxuta nas empresas - elimine o desperdício e crie riqueza. Rio de Janeiro: Campus.