La consolidación del Advanced Work Packaging (AWP) como una metodología que entrega resultados significativos en los proyectos, decanta en tener una mayor curiosidad por parte de la comunidad, sobre cómo abordar temas relacionados, incluyendo el Proceso de Adquisición y la Gestión de Contratos.

Este tema, generalmente sensible en la Gestión de Proyectos, trae a la memoria de las partes interesadas, algunos los desafíos comunes, tales como:

  • Falta de visibilidad de las actividades de adquisición;
  • La secuencia de adquisición no apoya la estrategia de construcción;
  • Componentes adquiridos y recibidos en campo, que sólo se utilizarán en etapas muy posteriores de construcción o montaje; o
  • Entregas tardías y fuera de secuencia.

El alineamiento entre Ingeniería con Suministros y Construcción, la mayor integración del equipo del Proyecto y la incorporación de herramientas como BIM y Agile, ayudaron a enderezar los desafíos indicados, pero vale la pena poner sobre la mesa, algunos temas adicionales que pueden ayudar a sacar el máximo provecho de la metodología.

Adicionalmente, sabiendo que los PWP (Procurement Work Packages), permiten sintonizar las secuencias de adquisiciones con el camino de la construcción (PoC – Path of Construction), y que pasan por todas las fases del Proyecto, su papel se vuelve fundamental en la metodología, justificando observar con una “lupa” los procesos relacionados.

Antes de continuar, recordemos cómo el PWP se relaciona con la metodología, a través de la siguiente figura:

Gestión de Contratos

A continuación, trataremos de relacionar el plan de lanzamiento del PWP, con algunas de las principales actividades de contratación.

 

LA ESPECIFICACIÓN TÉCNICA

Es importante tener en cuenta que la implementación de la metodología AWP no reemplazará los procesos ya existentes en la organización, sino que los transformará para hacerlos más eficientes, productivos, seguros y previsibles.

Con respecto a la Especificación Técnica, el documento debe dejar claro al Proveedor que el cronograma debe elaborarse considerando el Camino de Construcción (“Path of Construction” o “PoC”). El PoC es definido, refinado y finalizado teniendo en cuenta la división por paquetes de trabajo y es aplicado en todas las etapas de desarrollo del proyecto, tales como: identificación de la necesidad, elaboración del alcance, definición del proyecto, desarrollo de la ingeniería y plan de suministros, construcción y puesta en marcha.

A título de ejemplo, si el equipo del Proyecto opta por contratar a un proveedor en la modalidad EPC, se recomienda que la selección tenga en cuenta una evaluación técnica de la capacidad de los proponentes para realizar una gestión integrada a través de la metodología AWP.

También, es importante destacar que el proveedor a ser seleccionado, debe presentar una postura muy adherente a las rutinas establecidas de planificación y aporte de información al equipo del Proyecto, con el propósito de alcanzar los objetivos mediante la aplicación de la metodología AWP, conjuntamente con las metodologías de soporte (BIM y Agile). Es importante evaluar si esta necesidad no debería incluirse también en la especificación.

 

CONTRATACIÓN

En esta etapa, lo importante es realizar una evaluación del grado de madurez del proveedor en la aplicación de la metodología AWP, mediante la presentación de credenciales sólidas en proyectos de naturaleza similar al que se está contratando. Las empresas con mayor capacidad para definir alcances, actividades de secuenciación y desarrollo de paquetes de ingeniería, compra y construcción, elaboran presupuestos más adherentes y competitivos. También es importante evaluar la capacidad de la empresa para:

  • Emitir órdenes de compra relacionado a un PWP, observando las codificaciones adoptadas para todos los ítems; y
  • Proporcionar información actualizada y confiable, de acuerdo con los códigos adoptados, sobre todos los ítems de un PWP, principalmente con respecto a la emisión del pedido, flete, transporte y recepción.

Como parte del proceso de contratación, también es necesario verificar si las minutas contractuales se han revisado, para garantizar que las cláusulas contractuales del proveedor reflejen el escenario de adopción de la metodología y aborden las sanciones asociadas, como el incumplimiento del suministro de información o las entregas en formatos específicos.

 

EL PLAN DE COMPRAS

Sabiendo que el PWP permite el alineamiento de las secuencias de adquisiciones con la ruta de construcción, la elaboración de un plan que incluya una lista completa de todos los materiales y equipos del proyecto es una actividad crítica.

 

Este plan debe considerar que los ítems a comprar serán idénticos a los componentes del EWP y el CWP, y se debe buscar una respuesta a las siguientes preguntas:

 

  • ¿Cuál es el alcance de los materiales y equipos para los paquetes?
  • ¿Cuáles son las fechas importantes en las actividades de adquisición?
  • ¿Cuál es la lista de órdenes de compra?
  • ¿Cuál es la lista de información de campo (codificaciones, referencias de gestión de materiales, etc.)?
  • ¿Cuáles son las interfaces/dependencias con otros PWP?

 

Los PWP´s suelen incluir no sólo las fechas de entrega, sino también las fechas de instalación vinculadas a la secuencia de construcción. Esta información es extremadamente relevante para el equipo de Suministros.

 

Durante la construcción de la planificación del proyecto, el equipo de Suministros considerará que el paquete de trabajo de adquisición, es predecesor del paquete de trabajo de construcción, así como el paquete de trabajo de ingeniería. De esta manera, si hay un retraso en la fecha de finalización planificada del PWP, el equipo podrá analizar el impacto en las actividades de construcción.

 

 FABRICACIÓN Y AGILIZACIÓN

La adopción de la metodología requiere un cambio en la estrategia de adquisiciones para el equipo del proyecto y puede resultar en ligeros aumentos de costos si se les pide a los fabricantes que produzcan y envíen los materiales de acuerdo con las prioridades definidas para PWP´s.

El costo-beneficio se justifica al final, por el menor tiempo de inactividad o reducción de esperas en la construcción y consecuentemente reducción de los costos de construcción. Con respecto al diligenciamiento, el PWP facilita el control porque sirve como una herramienta que ayuda en el seguimiento y monitoreo de la logística de materiales y equipos.

 

FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES

Los contratos ya prevén en su constitución, un capítulo dirigido a determinar las funciones y responsabilidades de las partes, teniendo en vista el modelo de contratación de servicios y los acuerdos entre el Contratante y el Contratista. Como se dijo anteriormente, la adopción del AWP tiene como objetivo mejorar las herramientas y procesos existentes, y por lo tanto, es necesario que el Contrato deje en claro, las responsabilidades en el ámbito de la Ingeniería, Suministros y Construcción, mínimamente entre ellas:

  • Ingeniería
    • Participación en todas las reuniones de definición del PoC;
    • Intercambio constante de información y datos con los otros frentes responsables de la elaboración de PWPs, CWPs.
  • Suministros
    • Participación en todas las reuniones de definición del PoC;
    • Planificación de la adquisición y negociación de materiales de acuerdo con el con la necesidad de los CWP´s; en la fecha y cantidad correctas;
    • Gestión de materiales en terreno con el fin de evitar desperdicios y disposición de materiales que no serán utilizados en este momento.
  • Construcción
    • Participación en todas las reuniones de definición del PoC;
    • Atención al cumplimiento de los Cronogramas por CWP, así como cumplimiento de las fechas de ejecución de los IWPs, definidas en las rutinas de 6WLA;

 

TECNOLOGÍAYHERRAMIENTAS

Teniendo en cuenta que la implementación del contrato se llevará a cabo sobre la base de la metodología AWP, los procesos de gestión de la ejecución del proyecto deben contar con herramientas y tecnologías para ayudar al seguimiento de las actividades, por ejemplo:

  • Integrar las mediciones de AWP con RDO electrónico: el uso de un RDO electrónico facilita la integración, la gestión de la información y el monitoreo de la ejecución de IWPs en el campo;
  • Gestión financiera: el monitoreo del saldo contractual debe actualizarse en función al cumplimiento de las actividades por el equipo de campo y en medida que los IWPs son ejecutados; lo mismo ocurre con eventuales saldos destinados a take-in y take-outs, reajustes contractuales y otros;
  • Control de cambios: eventuales cambios que puedan ocurrir en los planos o durante la ejecución, deben discutirse y reflejarse en rutinas de gestión del AWP (ejm: 3WLA), así como también deben actualizarse en otras plataformas que ayuden en la construcción y gestión de los paquetes de trabajo (ejm: software utilizado para el desarrollo BIM);
  • Certificados provisionales y definitivosde finalización: una gestión integrada de la información, combinada con el seguimiento físico y financiero de los proyectos, permite establecer puntos de control que notifiquen a los administradores de contratos, las fechas de emisión de los certificados de finalización, tanto provisionales como definitivos.

 

LAS RECLAMACIONES

A pesar de la mayor integración que proporciona la metodología, el PWP es una entrega activa que evoluciona con las fases del proyecto, desde el inicio hasta el cierre. Su elaboración puede estar influenciada por las condiciones de la obra (en términos de instalación), por la información de Suministros, por constructibilidad etc. Todo esto puede afectar a la elaboración inicial y dar lugar a una actualización, que a su vez puede derivar en una reclamación.

 

En este caso, para mitigar este riesgo, se deben observar medidas de prevención y protección, tales como:

 

  • Cláusulas contractuales sólidas que determinan claramente las responsabilidades y guíen los procedimientos de resolución de conflictos;
  • Procedimientos para el registro de información, la tenencia de pruebas y la gobernanza de las reclamaciones;
  • Premisas y sistemática de análisis del mérito y aprobación de valores por parte de los grupos de interés.

 

Además, muchos contratos ya incluyen las llamadas cláusulas de compromiso (o acuerdo arbitral), que obliga a las partes a someterse a arbitraje, previstas en las leyes de los diferentes países (ejm: Ley Nº 9.307/1996 del Brasil). La cláusula de compromiso es celebrada antes de cualquier controversia o disputa, cuando aún no se ha configurado una relación jurídica no litigiosa. En este sentido, es preventivo de los procedimientos judiciales.

 

¿CÓMO PODEMOS AYUDAR?Verum Partners está a la vanguardia de la aplicación de la metodología AWP en Sudamérica. Nuestros profesionales trabajaron en algunos de los principales proyectos de Capital en Brasil y América Latina en los sectores de minería, petróleo y gas, energía e infraestructura. Aplicamos conceptos de la metodología AWP y otras mejores prácticas, permitiéndonos poder ayudar a nuestros clientes en:



  • Consultoría para la implementación de la metodología AWP en la organización;
  • Adherencia del proceso de contratación con respecto a la metodología AWP;
  • Elaboración de medidas preventivas y de mitigación de reclamaciones y apoyo a los procesos de mediación entre las partes.
  • Entre otros
¡Contáctenos!

Correo electrónico: comercial@verumpartners.com.br
Autores: Darci Toledo, Consultant of Infrastructure & Capital Projects na VerumPartners
Márcio H Barroso, Team Leader Capex & Contracts na VerumPartners