Por Thalles D G Silveira, Consultant of Capital Projects and Infrastructure at VerumPartners
Baseado na Prática Recomendada nº 54R‐07 da AACE® International

Nem sempre as coisas acontecem conforme o planejado. Quando há prazos não cumpridos, normalmente a entrega prevista do projeto é adiada. Com isso, restam duas importantes decisões: a primeira é a da contratada em permitir o não cumprimento de prazo em seu contrato, onde isto poderá acarretar disputas jurídicas, sendo assim, sendo obrigados a ressarcirem os danos causados pelo o atraso, ao contratante; a outra decisão cabe ao contratante solicitar o mais rápido possível que seja realizado um cronograma de recuperação a fim de que a data final do projeto seja cumprida e que a contratada recupere o tempo perdido.

A questão nesta segunda decisão é: quem será responsável por pagar pelos custos adicionais ensejados pelos esforços extras solicitados no plano de recuperação extra escopo?

Caberá a contratante o cuidado de não ter ignorado, desprezado ou abdicado quaisquer pedidos legítimos de prorrogação de prazos feito pela Contratada. Uma vez que o tempo perdido tenha sido causado por atrasos escusáveis, ou seja, que resultem no direito da contratada a obtenção das prorrogações de prazo, o risco de assumir toda e quaisquer responsabilidade pelos esforços solicitados no plano de recuperação é extremamente alto.

Deste modo, a Contratada deverá realizar um pedido de recuperação de tempo perdido, e apresentando juntamente um plano de cronograma que transcreva como será obtida tal recuperação. Sendo este documento chamado de cronograma de recuperação de prazos. Tal documento, será parte integrante aos demais documentos do projeto, sendo um balizador de todas as mudanças realizadas entre o cronograma inicial e o cronograma atual que necessitará de alterações, demonstrando que os esforços empregados no plano de recuperação, agirão diretamente sobre a previsão de conclusão do projeto.

Por não existir protocolos preestabelecidos pelo setor de construção que estipulem uma melhor maneira de se recuperar um cronograma, neste artigo abordaremos uma forma estruturada para compor o cronograma de recuperação, tendo seu maior objetivo a redução do tempo de construção com o menor custo, e ao mesmo tempo, uma forma que minimize o surgimentos de pleitos.

Aplicação do Cronograma de Recuperação

O sucesso dos profissionais envolvidos na elaboração de um cronograma de recuperação aceitável, onde esta equipe planeje de forma que seja recuperado o tempo perdido dependerá de vários elementos:

  • Uma equipe engajada com o planejamento e envolvida no desenvolvimento do cronograma;
  • Uma cultura focada no cronograma;
  • Conhecimento das capacidades e compromissos dos trabalhadores e fornecedores envolvidos no projeto, além de autorização prévia para implementação de novos recursos, sendo estes humanos, equipamentos e quaisquer outro que se faça necessário para o plano de aceleração;
  • Disposição da participação da equipe de gerenciamento do cronograma por meio de seu monitoramento e controle do cronograma de recuperação, de modo que a equipe consiga mensurar o sucesso das novas atividades realizadas e o risco do não cumprimento do cronograma de recuperação, por intermédio de atividades de prontidão.

Traçar um cronograma de recuperação de tempo perdido e que também minimize ou mitigue custos (CapEX) ou evite o aumento desnecessário do consumo de recursos não é uma tarefa fácil, por sua vez, pode ser alcançada da melhor forma com o engajamento de toda a equipe de gerenciamento do projeto. A incapacidade de elaborar um cronograma de recuperação razoável e de baixo custo aumenta o risco de perda de tempo e dinheiro no projeto. Por isso, é de suma importância que a equipe designada para realização do plano de recuperação tenha conhecimento de metodologias ágeis e principalmente a capacidade de identificar a causa raiz, usando de lições aprendidas de empreendimentos similares de seu benchmarking.

De forma geral, um cronograma de recuperação é necessário quando o cronograma do projeto já atrasou tanto que não parece possível recuperar o tempo perdido por meio das técnicas normais de gerenciamento de projeto dentro do cronograma.

Elaboração e processo de cronograma de recuperaçãoPattern

É primordial podermos aproveitar as informações históricas do cronograma. É preciso ter bons registros, com datas de início e término precisas para todas as atividades. Com essas informações à mão, é possível utilizar a história do projeto para fornecer oportunidades para a recuperação de tempo que não aumentem o custo do projeto. É legítimo e prudente sugerir o uso de dados históricos para fornecer esforços de recuperação a custos mínimos.

Deste modo os passos a serem adotados no desenvolvimento do cronograma de recuperação são:

1- Identificação dos problemas (causa)

Primeiramente, após entender que a recuperação seja inevitável, é de suma importância verificar a exatidão do cronograma atual em termos de dados e lógica. A equipe deverá assegurar de que o cronograma de recuperação reflita o atual gerenciamento de entregas do projeto.

É de suma importância determinar as atividades causadoras dos atrasos atuais. Esse é o momento de preparar a análise. É importante que os possíveis atrasos concorrentes sejam identificados e analisados.

Identificar os setores que contribuíram para os atrasos; notifique aos que causaram atrasos e que precisam recuperar seus próprios atrasos, sejam claros e transparentes, mas também muito cautelosos para que o esforço de recuperação não dependa somente dos setores que já demonstraram incapacidade em cumprir com os compromissos em seu projeto na linha de base ou em cronogramas atualizados anteriormente.

Muito frequentemente, os setores que contribuíram com o atraso são aqueles necessários para a recuperação; contudo, confiar que esses setores irão trabalhar em um ritmo mais eficiente do que foram capazes de demonstrar até o momento contribuirá para o fracasso do esforço do cronograma de recuperação. Para que a recuperação seja bem-sucedida, é preciso utilizar abordagens alternativas que não envolvam depender desses setores.

2- Revisão da Eficiência do Trabalho

  1. Realize uma reunião de recuperação com as equipe chaves. Envolva os Mestres de Obras e os Engenheiros de produção, planejamento e setor técnico para discutir assuntos como: Histogramas de mão de obras e equipamentos, produtividade das equipes por serviços, fluxo de disponibilidade de materiais e equipamentos, e problemas pontuais que possam causar atrasos.
  2. Identifique interferências entre os setores que afetem a conclusão do trabalho. Utilize de métodos como o AWP (Advanced Work Packaging), de modo que a equipe enxergue o projeto a partir do seu fim. Dividindo o escopo do projeto em áreas geográficas de construção (CWA), criando um sequenciamento das atividades e estipulando tempo a partir das produtividades usuais, com isto, teremos um Path of Construction ou Caminho da Construção (PoC). Por vezes, o setor que aparenta estar adiantado no cronograma está tirando proveito do espaço aberto, mas, na verdade, pode estar criando condições que irão impedir progressos futuros.
  3. Verifique os dados históricos para ver quais datas de início foram atrasadas pois elas podem indicar dificuldades por parte da gestão do projeto. Descubra se o deslize foi causado por um setor específico que precise de mais tempo de mobilização e use essas informações para analisar o restante do cronograma.
  4. Analise o andamento do projeto e compare ao cronograma de linha de base. Identifique todas as mudanças básicas no sequenciamento e determine a fundamentação (caso exista) para as mudanças.
  5. Olhe mais uma vez para o sequenciamento de todo o projeto; determine se existe algum potencial para caminhos críticos paralelos. Separe a potencial série de atividades paralelas e certifique-se da existência de oportunidade para trabalho concorrente. Utilize de práticas tais como o Workface Planning (WFP), evidenciando as pendencias de modo a melhorar a execução para se atingir os resultados.

3- Revisão das Durações

  1. Faça um exame rígido das limitações e prioridades da recuperação com base na extensão dos caminhos. Ao olhar para diversos caminhos com os mesmos valores de folga total, os caminhos com menor número de atividades irão ressaltar as atividades mais importantes para se concentrarem na recuperação porque há mais oportunidades; elas são as atividades com mais probabilidade de ter mais riscos de atividades individuais. Isso aborda o problema com folga total. A folga total é um valor de caminho, não um valor de atividade e, por isso, caminhos longos irão expor muitos setores à folga total disponível.
  2. Verifique os registros históricos, de modo a saber quais setores concluem o trabalho rotineiramente (durações reais) em menos tempo do que o planejado (durações originais); essas são as áreas a perseguir.
    1. Crie Relatórios de modo a entender o índice de desempenho total para cada setor, sendo que TPR = AD/OD (ou seja, o Índice de Desempenho Total é igual à Duração Real dividida pela Duração Original).
    2. Esse relatório também indica quais setores não estão, de forma rotineira, desempenhando seu trabalho (TPR > 1).

4- Revisão da Lógica

  1. Identifique todo o trabalho que ocorreu fora de sequência, isso o ajudará a mapear as áreas que não estão atingindo seus objetivos, e com isso tomar decisões sobre incremento de mãos de obras, equipamentos e realocação de recursos.
  2. Identifique e separe todos os elementos de lógica rígida (restrições físicas) e de lógica fina (recursos, preferências e restrições de espaço).

5- Revisão dos Recursos

  1. Se o cronograma estiver carregado com recursos, execute relatórios para comparar os recursos planejados com base nos recursos reais. Se as atividades do caminho críticos estiverem particularmente com menos operários do que necessário, notifique as Contratadas e monitore as melhorias. Também utilize essas informações para avaliar as durações; se a utilização de recursos for inferior ao planejado e as durações reais forem menores do que o planejado, existe um tempo de contingência embutido nas durações.
  2. Filtre o cronograma por áreas (CWA) e olhe para a tabela de recursos totais para cada área. Pense se a quantidade de trabalhadores e equipamentos em cada área é razoável. Olhe para um período específico: por exemplo, 8 escavadeiras hidráulicas poderão realmente trabalhar no mesmo dia na mesma atividade de escavação? Isso permite que decisões sobre alocação de recursos sejam feitas com base em atividades do caminho crítico.
  3. Se o cronograma não estiver carregado com recursos, carregue atividades com as equipes da obra. Execute uma tabela de recursos para o cronograma com previsão de três semanas pelo menos, de modo que seja possível ter uma percepção visual de onde estão os conflitos em relação ao número de equipes para cada setor. Essa é uma fonte de deslizes: discuta o assunto com as Contratadas.
    1. Primeiro, identifique conflitos nos quais os requisitos relativos a excesso de mão de obra possam ser atendidos por meio de um simples nivelamento manual; desloque as atividades que tenham valores de TF (Folga Total) razoáveis para fora da zona de tempo problemática.
    2. Depois, discuta a introdução de recursos adicionais especificamente para aquelas atividades que estão com mais operários alocados do que a capacidade atual total da equipe, mas que são críticas. Realize essa discussão de forma orientada e focada no curto prazo e não apenas para que a Contratada acrescente mais trabalhadores.
  4. Identifique a lógica fina relacionada apenas aos recursos e determine se existe uma oportunidade para remover alguns desses vínculos do relacionamento, especialmente para os setores ligados ao caminho crítico.
  5. Analise atentamente qualquer série de tarefas repetitivas e verifique se seria possível lidar com tais áreas formando equipes que seguiriam umas às outras, mantendo os membros. Isso pode minimizar as curvas de aprendizado e fazer com que as equipes sucessoras coloquem um pouco de pressão sobre as equipes que trabalham antes delas – como nos casos de escavação, corte de vigas estruturais, cofragem, vergalhões e concretagem de blocos de coroamento – fazendo com que as equipes concorram entre elas e persigam umas às outras em relação ao trabalho em sequência.
  6. Se o cronograma de recuperação estiver carregado com custos e recursos, utilize os cálculos de valor agregado para ajudar a identificar os setores que precisar aumentar a produção; qualquer setor que tenha indicadores de valor agregado inferiores aos valores planejados provavelmente terá um problema com um excesso de operários ao final do projeto.

Ações para a Elaboração do Cronograma de Recuperação

  1. Analise o sequenciamento e as atividades exigidas para a conclusão substancial, verifique se esses elementos estão corretos. Revise a lógica, caso necessário. Essa é a oportunidade para redefinir a conclusão substancial com a finalidade de determinar novamente a sequência de trabalho que talvez não tenha sido feita para a conclusão substancial, e o mesmo é válido para definições de pontos de controle intermediários.
  2. Acrescente mais um dia útil; mude de uma semana de trabalho com 5 dias úteis para 6 dias úteis nos setores críticos, sem horas extras. Verifique a possibilidade de tais setores trazerem recursos externos para preencher o tempo adicional, mas assegure-se de que os setores estejam comprometidos com esse esforço.
  3. Por fim, coloque os setores críticos para fazer horas extras, mas esse deve ser um dos últimos recursos. Lembre-se de que, a menos que o setor tenha comprovado sua capacidade de trabalhar dentro de suas durações originais, isso não irá funcionar. Ainda.

 

REFERÊNCIAS 
  • Carson, Christopher W., A Structured Approach To Least Cost Recovery Scheduling, 2007 AACE International Transactions, PS.02, AACE International, Morgantown, WV, 2007
  • AACE International Recommended Practice No. 52R‐06 Time Impact Analysis—As Applied in Construction, AACE International, Morgantown, WV, USA (revisão mais recente)
  • AACE International Recommended Practice No. 53R‐06 Schedule Update Review—As Applied in Engineering, Procurement, and Construction, AACE International, Morgantown, WV, USA (revisão mais recente)
  • AACE International Recommended Practice No. 10S‐90, Cost Engineering Terminology, AACE International, Morgantown, WV, USA (revisão mais recente)
  • Hollmann, John K., Editor, Total Cost Management Framework: An Integrated Approach to Portfolio,
  • Program and Projeto Management, AACE International, Morgantown, WV, 2006.
  • AACE International Recommended Practice No. 29R‐ Forensic Schedule Analysis, AACE International, Morgantown, WV, USA (revisão mais recente).