Big Data, mundo VUCA… Você já ouviu todas essas palavras perambulando aí pela internet e se perguntou: “Ok, mas como isso se reflete na minha vida aqui na obra”? Pois então, nós aqui pensamos nisso e preparamos uma série de artigos que visam endereçar vários aspectos nos quais esse mundo de dados e informações impactam (ou podem) a sua vida na obra.

Desde a sua concepção, um projeto passa por vários estágios, desde a ideia do modelo de negócio, concepções de engenharia, orçamentação, licitações, contratações até a execução e encerramento. Cada uma dessas fases carrega muitos dados e na nossa experiência, a maioria das empresas possui uma grande dificuldade em guardar históricos e criar bases de dados que sirvam de referências futuras para outros projetos, mesmo que eles não sejam exatamente similares.

Por isso, no artigo de hoje vamos falar de BI na gestão de contratual…

O que é BI?

Iniciando pela explicação do que é BI, essa sigla com duas palavras que pode modificar o rumo da gestão do seu projeto. BI (Business Intelligence) se refere à Inteligência dos Negócios, mas de que modo obtemos esse ganho de inteligência dos negócios?

Essa inteligência é vista diretamente na rapidez da tomada de decisão efetiva a partir da interpretação de dados altamente complexos em gráficos, dashboards, relatórios e tabelas inteligentes e dinâmicas em uma visão unificada e em tempo real. Acredito que um exemplo prático fala mais que mil palavras. Com isso, imaginem uma planilha extraída a partir do sistema de armazenamento de dados SAP, esse arquivo possui aproximadamente 10 mil linhas e estão referenciando diversos negócios, objetos de venda, regiões, vendedores, preços de venda e status das negociações. Imaginem só, 10 mil linhas de dados, impossível tomar uma decisão a partir disso. Aí que entra o BI, a partir de um software que possui a inteligência de dados, conseguimos compilar essas linhas, gerar métricas, KPI’s e gráficos dinâmicos e interativos que resultarão no ganho de visibilidade que queremos dos dados da planilha em análise fazendo a transformação de dados em informação e posteriormente em conhecimento. Assim, rapidamente tomaremos uma decisão, como por exemplo, qual região temos menor índice de vendas e necessitamos desinvestir o negócio nela? Segue a imagem ilustrativa do case.

BI

 

A tomada de decisão é inerente ao funcionamento de qualquer organização e um processo cognitivo complexo, diferente da reação instintiva e imediata, que visa a seleção de um tipo de ação dentre diferentes alternativas para alcançar as metas e objetivos. Este processo é teoricamente baseado em critérios de seleção e em uma análise das questões e opções e leva a uma escolha final. A tomada de decisões racionais é essencial para uma empresa. Porém, tomar decisões não é fácil, já que quem decide compromete-se e, portanto, precisa assumir riscos.

E como isso se relaciona com Gestão de Contratos?

Trazendo isso para o mundo de Contratos, a automatização dos dados reduz o tempo desperdiçado na importação/extração de dados e preparação/elaboração de apresentações de relatórios de acompanhamento do projeto para que mais tempo possa ser gasto na tomada de decisões e reduz a probabilidade de erro humano na base de dados, se comparado com os dados extraídos automaticamente a partir do BI. No mundo de Contratos, possuímos inúmeras fontes de dados para serem gerenciadas ao longo do empreendimento, indo desde a fase preliminar até após sua entrega, alguns exemplos são:  cláusulas contratuais, termos contratuais, comparativos de valores de propostas comerciais de fornecedores, análise de histogramas constatados em Relatórios Diários de Obra, análise do fluxo financeiro dos contratos, vencimento de garantias e seguros, gestão de aditivos, pleitos, vencimento de contratos, entre outros.

A partir do uso da metodologia BI no ambiente de gestão contratual, obtemos a otimização e simplificação do fluxo de informação, aprimoramento do grau de confiabilidade dos relatórios e análises comparativas mais assertivas. Alguns tipos de análises típicas deste ambiente são: gerenciamento de riscos, gestão de aditivos, saúde financeira dos contratos, vencimentos contratuais, acompanhamento de histograma (comparativo do contratual vs real), gestão à vista de cláusulas contratuais relevantes ao projeto, gerenciamento de propostas concorrenciais em licitações, etc.

Visando ainda o auxílio na tomada de decisão estratégica e o acompanhamento dos contratos, a integração do BI com outras metodologias como BIM e AWP, possibilita o acompanhamento da execução em tempo real gerando, além do já mencionado, informações sobre fabricação e logística. Dessa forma é possível antever, por exemplo, quando e qual a área que será necessária para estocagem de materiais, entre outros.

Além disso, com um bom levantamento dos Dados e uma boa gestão contratual por BI podemos garantir que os prazos de tarefa sejam cumpridos, acompanhar o número de dias em que um determinado contrato está parado em cada status ou estágio do ciclo de vida do contrato. A visibilidade pode aumentar drasticamente com representações visuais fáceis de entender de análises e relatórios de fluxo de trabalho e os gargalos no processo de fluxo de trabalho podem ser facilmente identificados para que práticas ineficientes de gerenciamento do ciclo de vida do contrato possam ser eliminadas.

As fases do Projeto e a Gestão Contratual integrada com o BI

A eficiente gestão de contratos empresariais é uma importante ferramenta das empresas tomarem decisões estratégicas frente a fornecedores, clientes e demais agentes, de modo alinhado com os objetivos traçados, orçamento definido, expectativa de resultados e mitigação de riscos e para acompanhar o cumprimento das obrigações contratuais e dos marcos estabelecidos como entregáveis, reajustes contratuais e extensões de prazo. Um dos principais fatores que influencia o tipo de análise que teremos é a fase do projeto, seguem alguns exemplos de análise característicos de algumas etapas:

1.    Pré-contratação e contratação

Nessa etapa, a empresa solicitará documentação e certidões de regularidade da parte contratada, bem como negociará as condições comerciais, incluindo as áreas da empresa envolvidas no projeto.

Sendo assim, a gestão de status das certidões solicitadas pelas contratadas e dos valores comerciais propostos pelas partes influenciará diretamente na tomada de decisão final. Um gerenciamento efetivo nessa fase garante uma economia de preço, integrada com a qualidade do serviço dos fornecedores disponíveis, refletindo diretamente no sucesso do projeto por meio da escolha de uma parceria adequada e saudável.

2.    Execução do Projeto

Essa fase de caracteriza pelo desenvolvimento das atividades propostas no contrato, como os avanços físicos da obra, contratação da mão de obra e equipamentos conforme o histograma, compra de materiais, entre outros.

Com isso, o monitoramento e acompanhamento de marcos, prazos e eventos (financeiros ou obrigacionais) do contrato se tornam imprescindíveis para o desenvolvimento salutar do projeto. Com isso, os principais tipos de gerenciamento BI que podem agregar nessa etapa são:

– Histograma (previsto contratualmente vs realizado);

– Avanço físico (previsto vs realizado);

– Avanço financeiro (previsto vs realizado);

– Aditivos contratuais;

– Vencimentos e Seguros;

– Multas Contratuais;

– Gatilhos contratuais circunstanciais;

– Entre outros.

3.    Finalização do projeto

Nessa etapa de projeto são findadas as atividades de execução e iniciam-se as principais entregas. Com isso, necessitam-se de testes e verificações frente ao que está sendo entregue ao cliente final.

A partir de então, a principal análise a ser realizada é relacionada à conclusão dos testes e handover em conformidade com as especificações contratuais. Com isso, gerencia-se o avanço da entrega dos itens e de possíveis pendências a serem sanadas. Uma boa prática é o mapeamento de cláusulas contratuais que se referem a entrega efetiva do empreendimento, resguardando a Contratante e listando suas respectivas obrigações, de modo a se posicionar preventivamente frente a qualquer impacto que possa surgir nesta fase.

4.    Ciclo de vida do empreendimento

Após a entrega efetiva do empreendimento, geralmente possuímos as garantias de serviço. Sendo assim, uma análise valiosa para essa etapa é a cobertura da garantia para as múltiplas contratadas que podemos ter em um único projeto. Logo, saberemos até quando estaremos resguardados e poderemos solicitar apoio de uma contratada frente a qualquer impacto coberto pela garantia ao longo do tempo no empreendimento, gerando uma economia frente à custos de manutenção ou de retrabalho.

Com isso, pode-se concluir que o BI é uma metodologia que funciona como uma alavanca para a otimização de resultados no Gerenciamento de Contratos ao longo do projeto. É válido ressaltar que para a efetiva gestão do contrato integrada com o BI é indispensável que os fluxos internos da empresa estejam bem definidos, claros e disseminados, assim como os papéis dos responsáveis das áreas que farão parte do ciclo de vida do contrato.

Ademais, denota-se que as inovações no mundo digital são ferramentas agregadoras ao conhecimento humano, facilitando a correta compreensão e mensuração dos fatores envolvidos no ciclo de vida do projeto e maior capacidade para a tomada de decisões alinhadas com a missão, valores, objetivos e planejamentos de suas organizações.

Percebe-se, portanto, que o uso do BI no gerenciamento de contratos, pode influenciar no atingimento dos objetivos do projeto. Dessa forma, investir um tempo na sua compreensão, desenvolvimento e análise pode ser um fator de sucesso. Nós, da Verum Partners, estamos prontos para auxiliá-lo na estratégia de definição.

 

Autores: Alice Monteiro, Diego Krieger, Natália Araújo, Priscila Galindo e Rafael Andrade.