Big Data, mundo VUCA (Volatility, Uncertainty, Complexity and Ambiguity)… ¿Has escuchado todas estas palabras deambulando por internet y te has preguntado: “Vale, pero ¿cómo se refleja esto en mi vida aquí en el sitio”? Pues bien, aquí hemos pensado en ello y hemos preparado una serie de artículos que pretenden abordar varios aspectos en los que este mundo de los datos y la información repercute (o puede hacerlo) en tu vida in situ.

Desde su concepción, un proyecto pasa por varias etapas, desde la idea del modelo de negocio, las concepciones de ingeniería, la presupuestación, la licitación, la contratación hasta la ejecución y el cierre. Cada una de estas fases conlleva una gran cantidad de datos y, según nuestra experiencia, la mayoría de las empresas tienen una gran dificultad para mantener historiales y crear bases de datos que sirvan de referencia futura para otros proyectos, aunque no sean exactamente similares.

Por eso en el artículo de hoy vamos a hablar del BI en la gestión de contratos….

 

¿Qué es el BI?

Empezando por explicar qué es el BI, ese acrónimo de dos palabras que puede cambiar el rumbo de la gestión de sus proyectos. BI (Business Intelligence) se refiere a la Inteligencia de Negocio, pero ¿cómo obtenemos esta ganancia de inteligencia de negocio?

Esta inteligencia se ve directamente en la rapidez de la toma de decisiones efectivas a partir de la interpretación de datos muy complejos en gráficos, cuadros de mando, informes y tablas inteligentes y dinámicas en una visión unificada y en tiempo real. Creo que un ejemplo práctico dice más que mil palabras. Con esto, imagine una hoja de cálculo extraída del sistema de almacén de datos SAP, este archivo tiene aproximadamente 10.000 líneas y están referenciando múltiples tratos, objetos de venta, regiones, vendedores, precios de venta y estado de los tratos. Imagínate, 10 mil líneas de datos, imposible tomar una decisión a partir de eso. Ahí es donde entra el BI, a partir de un software que tiene inteligencia de datos, podemos compilar estas líneas, generar métricas, KPI’s y gráficos dinámicos e interactivos que darán como resultado la ganancia de visibilidad que queremos de los datos de la hoja de cálculo en el análisis haciendo la transformación de los datos en información y luego en conocimiento. Así, tomaremos rápidamente una decisión, como por ejemplo, ¿qué región tiene el índice de ventas más bajo y tenemos que desprendernos del negocio allí? Esta es una imagen ilustrativa del caso.

 

BI

 

La toma de decisiones es inherente al funcionamiento de cualquier organización y un proceso cognitivo complejo, diferente de la reacción instintiva e inmediata, que tiene por objeto seleccionar un tipo de acción entre diferentes alternativas para alcanzar metas y objetivos. Este proceso se basa teóricamente en los criterios de selección y en un análisis de los problemas y las opciones y conduce a una elección final. La toma de decisiones racionales es esencial para una empresa. Sin embargo, la toma de decisiones no es fácil, ya que el responsable se compromete y, por lo tanto, debe asumir riesgos.

 

¿Y cómo se relaciona esto con la gestión de contratos?

Llevando esto al mundo de los Contratos, la automatización de los datos reduce el tiempo perdido en la importación/extracción de datos y en la preparación/diseño de las presentaciones de los informes de seguimiento de los proyectos, por lo que se puede dedicar más tiempo a la toma de decisiones y se reduce la probabilidad de errores humanos en la base de datos en comparación con los datos extraídos automáticamente del BI. En el mundo de los Contratos, disponemos de innumerables fuentes de datos a gestionar a lo largo del proyecto, desde la fase preliminar hasta después de su entrega. Algunos ejemplos son: cláusulas contractuales, términos contractuales, valores comparativos de las propuestas comerciales de los proveedores, análisis de histogramas encontrados en los Informes Diarios de Trabajo, análisis del flujo financiero de los contratos, vencimiento de garantías y seguros, gestión de modificaciones, reclamaciones, vencimiento de contratos, entre otros.

Con la utilización de la metodología BI en el entorno de la gestión de contratos, se consigue optimizar y simplificar el flujo de información, mejorar el nivel de fiabilidad de los informes y realizar análisis comparativos más asertivos. Algunos tipos de análisis típicos en este entorno son: la gestión de riesgos, la gestión de las modificaciones, la salud financiera de los contratos, los vencimientos contractuales, el seguimiento del histograma (comparativa de lo contractual frente a lo real), la gestión de la tesorería de las cláusulas contractuales relevantes para el proyecto, la gestión de las propuestas competitivas en las licitaciones, etc.

Con el objetivo de ayudar a la toma de decisiones estratégicas y al seguimiento de los contratos, la integración del BI con otras metodologías como el BIM y el AWP, permite el seguimiento de la ejecución en tiempo real generando, además de lo anterior, información sobre la fabricación y la logística. De esta manera se puede prever, por ejemplo, cuándo y qué zona será necesaria para el almacenamiento de materiales, entre otros.

Además, con una buena recopilación de datos y gestión de contratos por parte de BI podemos garantizar que se cumplan los plazos de las tareas, hacer un seguimiento del número de días que un determinado contrato está estancado en cada estado o etapa del ciclo de vida del contrato. La visibilidad puede aumentar drásticamente con representaciones visuales fáciles de entender del análisis del flujo de trabajo y de los informes, y los cuellos de botella en el proceso de flujo de trabajo pueden identificarse fácilmente para poder eliminar las prácticas ineficientes de gestión del ciclo de vida de los contratos.

 

Fases del proyecto y gestión de contratos integrada con BI

La gestión eficiente de los contratos comerciales es una herramienta importante para que las empresas tomen decisiones estratégicas en relación con los proveedores, clientes y otros agentes, de forma alineada con los objetivos fijados, el presupuesto definido, los resultados esperados y la mitigación de riesgos, y para controlar el cumplimiento de las obligaciones contractuales y los hitos establecidos como entregables, ajustes contractuales y ampliaciones de plazos. Uno de los principales factores que influyen en el tipo de análisis que tendremos es la fase del proyecto, a continuación algunos ejemplos de análisis característicos de algunas etapas:

  1. Precontratación y contratación

En esta fase, la empresa solicitará la documentación y los certificados de regularidad al contratante, además de negociar las condiciones comerciales, incluyendo las áreas de la empresa que intervienen en el proyecto.

Por lo tanto, la gestión del estado de los certificados solicitados por los contratistas y los valores comerciales propuestos por las partes influirán directamente en la toma de decisión final. Una gestión eficaz en esta fase garantiza un ahorro en el precio, integrado con la calidad del servicio de los proveedores disponibles, lo que se refleja directamente en el éxito del proyecto mediante la elección de una asociación adecuada y saludable.

  1. Ejecución del proyecto

Esta fase se caracteriza por el desarrollo de las actividades propuestas en el contrato, como el avance físico de la obra, la contratación de mano de obra y equipos según el histograma, la compra de materiales, entre otros.

Así, la monitorización y el seguimiento de los hitos, plazos y eventos (financieros u obligatorios) del contrato se convierten en esenciales para el buen desarrollo del proyecto. Con esto, los principales tipos de gestión de BI que pueden agregarse en esta etapa son:

  • Histograma (contractualmente previsto y realizado);
  • Progreso físico (estimado vs. real)
  • Progreso financiero (previsto frente a realizado);
  • Modificaciones contractuales;
  • Caducidad y seguro;
  • Multas contractuales;
  • Activadores contractuales circunstanciales;
  • Entre otros.

 

  1. Finalización del proyecto

En esta fase del proyecto, las actividades de ejecución llegan a su fin y comienzan las entregas principales. Por ello, es necesario realizar pruebas y verificaciones con respecto a lo que se entrega al cliente final.

A partir de ahí, el principal análisis que hay que realizar está relacionado con la conclusión de las pruebas y la entrega de acuerdo con las especificaciones contractuales. Con ello, se gestiona el progreso de la entrega de los artículos y los posibles asuntos pendientes de resolver. Una buena práctica es el mapeo de las cláusulas contractuales que se refieren a la entrega efectiva del proyecto, protegiendo al Contratista y enumerando sus respectivas obligaciones, con el fin de posicionarse preventivamente ante cualquier impacto que pueda surgir en esta fase.

  1. Ciclo de vida del desarrollo

Después de la entrega del proyecto, solemos tener garantías de servicio. Por lo tanto, un análisis valioso para esta etapa es la cobertura de la garantía para los múltiples contratistas que podemos tener en un mismo proyecto. Por lo tanto, sabremos hasta cuándo estaremos protegidos y podremos solicitar el apoyo de un contratista en caso de cualquier impacto cubierto por la garantía a lo largo del tiempo en el proyecto, generando un ahorro en los costes de mantenimiento o retrabajo.

Así, podemos concluir que el BI es una metodología que funciona como palanca para optimizar los resultados en la Gestión de Contratos a lo largo del proyecto. Es válido destacar que para la gestión efectiva del contrato integrado con BI es indispensable que los flujos internos de la empresa estén bien definidos, claros y difundidos, así como los roles de los responsables de las áreas que formarán parte del ciclo de vida del contrato.

Además, se señala que las innovaciones en el mundo digital son herramientas que se suman al conocimiento humano, facilitando la correcta comprensión y medición de los factores que intervienen en el ciclo de vida del proyecto y una mayor capacidad para la toma de decisiones alineada con la misión, valores, objetivos y planificación de sus organizaciones.

Por lo tanto, el uso de BI en la gestión de contratos puede influir en la consecución de los objetivos del proyecto. Por ello, invertir tiempo en su comprensión, desarrollo y análisis puede ser un factor de éxito. En Verum Partners, estamos dispuestos a ayudarle en la definición de la estrategia.

 

Autores: Alice Monteiro, Diego Krieger, Natália Araújo, Priscila Galindo e Rafael Andrade.
Traducido Por: Alejandro Morales, Consultor AWP en Verum Partners