A Verdade sobre os Problemas – O Pensamento A3
Vivemos atualmente em um mundo VUCA: Volátil, Incerto, Complexo e Ambíguo. E a busca pela verdade tem se tornado cada vez mais árdua. Temos muitos dados, e um volume razoável de informação, mas neste mar opaco a verdade e o conhecimento, em determinados momentos, se perde.
Isso tem acontecido tanto no nosso convívio social, quando no ambiente corporativo.
Nas organizações, os problemas mudaram. São desse tipo:
“A base de dados está correta?”
“O link está alimentando corretamente?”
“O arquivo foi subscrito e perdemos a revisão?”
“O código travou, vamos ter que depurar”
“Nesta versão não funciona, tem que baixar uma nova”
Na sociedade da informação nada mais justo do que ela se tornar fator chave para a solução dos problemas.
E mesmo que estejamos trabalhando com intrincadas redes de dados e informações, e tendo mais agilidade nas decisões, os problemas continuam a aparecer: podem ser simples, podem ser flagrantes em relação à um padrão, ou podem ser também a vontade de atingir um nível acima, que exige esforço para resolver esse “problema criado”.
Nas organizações a forma mais perigosa de resolver problemas é de maneira paliativa. A famosa “gambiarra”.
A grande verdade é que a ansiedade por resolver os problemas nos cega. E nos leva a tomar medidas imediatistas.
A ansiedade nos cega da verdade, do norte verdadeiro a seguir para a resolução do problema de maneira adequada, eliminando-o na causa raiz.
Um dos métodos mais consagrados para resolver problemas de forma estruturada é o A3. Na verdade, trata-se do pensamento A3. Seguindo 7 passos, buscando entendimento profundo, tendo poder de síntese das informações, e realizando análises de causa raiz com ferramentas próprias para isso, esta metodologia proporciona criar plano de solução com maior chance de êxito.
Figura 1 – Conceito do A3
Este método é oriundo da filosofia Lean da Toyota, e outro ponto da sua força está no fato de criar consentimento de que o problema existe, e que o plano de solução faz sentido para todos. Que é possível através deste plano melhorar, e resolver o problema.
Esta ferramenta se baseia muito mais em fazer perguntas (evitando trazer respostas premeditadas).
O A3 é literalmente uma folha do tamanho A3 dividida ao meio. No lado esquerdo estudamos o problema com 4 campos: Contexto, Estado Atual, Objetivos e Análises de Causa Raiz. No lado direito definimos o que fazer para resolver o problema com 3 campos: Contramedidas, Plano de Ação, e Indicadores de Acompanhamentos.
O pensamento A3 e seu relatório clareia o real estado do problema ou desvio tratado, traz senso de equipe pois reúnem pessoas através de objetivos, estimula a gerar soluções que realmente cheguem na causa raiz do problema, ajuda a concentrar o esforço no que realmente importa ao priorizar problemas e soluções. Além de apoiar a liderança na busca pelo senso comum. Ele documenta o caminho percorrido até chegar às soluções e suas ações.
Vale reforçar que deve-se investir mais tempo na definição do problema (lado esquerdo) e que, quando isso é bem feito, o plano de ataque ao problema (lado direito) se molda de maneira mais rápida. Em geral, investe-se de 60% a 80% do tempo no lado esquerdo e 20% a 40% do tempo no lado direito. Porém isto pode variar em função da complexidade do problema tratado e da robustez que o seu plano precisa atingir.
Figura 2 – Estrutura do A3
O CONTEXTO
No campo do contexto é importante deixar claro sobre o que você está falando. Qual é o propósito em se estudar este problema? Qual a relevância disso nos contextos estratégico, tático e operacional da organização?
ESTADO ATUAL
No campo do estado atual é onde, literalmente, se deixa claro o que está ocorrendo atualmente no processo. Qual a defasagem no desempenho que está sendo estudado? O que deveria acontecer que hoje não acontece? Quais fatos, dados e indicadores comprovam a defasagem? Como é o processo atualmente? Neste campo, quanto mais as informações estiverem visuais, melhor. E outro passo importante para a qualidade das informações deste campo é visitar o local onde o problema acontece, e tomar informações reais do desempenho atual. O mapeamento de como o processo funciona atualmente também pode ser indicado neste campo.
OBJETIVOS:
Neste campo a ideia é traçar metas chave para as melhorias que estão sendo buscadas. Aqui é fundamental ser SMART – Specific (específico), Measurable (Mensurável), Attainable (Atingível), Relevant (Relevante) e Time-bound (Temporizável).
Figura 3 – SMART – Objetivo bem traçado
Nessa etapa também pode-se utilizar metodologias ágeis, como definir os objetivos utilizando OKR’s: Objective key Results, de modo a tornar os objetivos mais dinâmicos e claros. Um exemplo interessante é o uso do OKR canvas. Definindo o objetivo de forma SMART, identificando o progresso atual deste objetivo, os resultados chaves que se espera deles, quem são os responsáveis por tais resultados (delegação), qual a data alvo par atingir tais resultados e qual a frequência com a qual se irá medir tais resultados.
Figura 4 – Estrutura do Canvas OKR
ANÁLISE DE CAUSAS:
Este é um dos campos mais importantes do A3, e neles é preciso deixar claro os pontos específicos que indicam o porquê da existência do problema. Aqui é preciso utilizar outras ferramentas como o diagrama de Ishikawa, Análises de 5 porquês, testes lógicos de causa-efeito, sessões de Problema-Causa-Solução, diagrama de árvore, CEP, gráficos de Pareto.
CONTRA-MEDIDAS:
Neste campo, já com um entendimento melhor do problema pelos 4 campos anteriores, descrevemos as ações macro que serão adotadas (e que acreditamos) que vão ajudar a combater a defasagem de desempenho. Pode-se indicar as alternativas pensadas, a viabilidade delas, a eficácia estudada para cada uma, e explicitar as recomendações de qual estará sendo adotada. Pode-se utilizar ferramentas como o Process Decision Program Chart, utilizando dos inputs dos campos anteriores (estado atual e análise de causa) para identificar as principais contramedidas a serem tomadas.
PLANO DE AÇÃO:
O plano de ação é um campo que não tem muito segredo. É o momento de colher todos os benefícios de contextualização e filtragem das informações para se consolidar ações com responsável e datas bem definidos. É importante ter clareza de quais recursos serão necessários para implementar o plano, e ter uma boa noção do tempo que cada ação irá levar. O encadeamento dessas ações também deve ser pensado. Estruturar o plano com uma visão de cronograma é uma boa prática.
Outras ferramentas como o 5W2H também auxiliam a criar o plano de ação consistente e bem linkado com tudo que já foi levantado nos campos anteriores do A3. Uma avaliação do plano para garantir um alinhamento estratégico à organização também pode ser realizado, principalmente se o problema tratado estiver fortemente ligado à alta estratégia. Neste contexto, verifica-se como o plano ajuda a impactar nos pilares do Balanced Scorecard tais como: perspectiva do cliente, saúde financeira, processos internos e aprendizado e crescimento do time. Esta avaliação garante um alinhamento balanceado e eficaz.
ACOMPANHAMENTO:
Neste campo você deve garantir rotinas e indicadores que demostrem que todo o trabalho está surtindo efeito. Como você consegue saber que as metas estão sendo atingidas? Como você sabe se o desvio de performance está sendo corrigido? Quais riscos estão sendo monitorados para que o problema tenha solução? Como os resultados de sucesso de todo este trabalho poderão ser compartilhados com outras pessoas?
Figura 5 – O A3 operacionaliza o PDCA
Outro detalhe é que o A3 é vivo. De maneira geral, é importante consolidar o lado esquerdo antes de se evoluir para o direito, porém os 4 campos podem ir amadurecendo juntos. E o mesmo vale para o lado direito. Após a consolidação do lado esquerdo, os 3 campos podem ir amadurecendo juntos. Contudo, se for necessário voltar ao lado esquerdo por algo percebido no lado direito, não se deve hesitar em fazer isso. Lembre-se que o grande objetivo não é simplesmente “preencher campos” e sim desenvolver um plano consistente com altas chances de corrigir um problema. Ah, e não deixe de fazer isto colaborativamente, em grupo. As diferentes opiniões trarão as diferentes visões.
E finalmente voltamos aqui ao início deste artigo. Porquê falamos sobre a verdade no primeiro parágrafo?
Esta ferramenta facilita a busca por ela, a tão desejada e sonhada verdade sobre os problemas.
Busque então com o A3 a causa raiz, a verdade cabal sobre seus problemas!
Autores: Raphael Costa, Consultant of Capital Projects and Infrastructure | Scrum Master na VerumPartners Luiza Galante, Consultant of Capital Projects and Infrastructure na VerumPartners João Paulo Ferreira Alves da Cunha, Gerente de projetos na VerumPartners A Verum Partners tem larga experiência em implantação de Cultura Ágil, BIM, Lean e metodologia AWP como a base para o gerenciamento de seus projetos, explorando a capacidade dessa metodologia de abranger todas as áreas de conhecimento e níveis de gerenciamento, sendo base para a integração entre engenharia, suprimentos, construção e comissionamento. Temos os melhores profissionais do mercado. Somos parceiros de verdade na alavancagem dos seus negócios! Entre em contato com a gente e agende uma apresentação!
