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A consolidação do Advanced Work Packaging (AWP) como uma metodologia que retorna resultados expressivos nos projetos, resulta em uma maior curiosidade da comunidade sobre como abordar temas relacionados, entre eles o Processo de Aquisição e a Gestão de Contratos.

Este tema, usualmente sensível em Gerenciamento de Projetos, traz a lembrança desafios comuns para as partes interessadas, tais como:

• Falta de visibilidade das atividades de aquisição;
• Sequência de aquisição não suporta a estratégia de construção;
• Componentes adquiridos e recebidos em campo que somente serão utilizados em fases muito posteriores de construção ou montagem; ou
• Entregas atrasadas e fora de sequência.

O alinhamento da Engenharia com Suprimentos e Construção, a maior integração da equipe do Projeto e a incorporação de ferramentas como BIM e Ágil ajudaram a endereçar a questão, mas cabe trazer para a mesa alguns tópicos adicionais que podem auxiliar a tirar o máximo proveito da metodologia.

Adicionalmente, sabendo que o PWP (Procurement Work Packages) permite o alinhamento das sequências de aquisição com o caminho da construção, e perpassa todas as fases do Projeto, seu papel torna-se fundamental na metodologia, justificando-se lançar uma lente de aumento sobre processos relacionados.

Antes de prosseguirmos, vamos relembrar como o PWP se relaciona com a metodologia, através da figura abaixo:

Na sequência vamos buscar relacionar o plano de liberação de PWP com algumas das principais atividades de contratação.

A ESPECIFICAÇÃO TÉCNICA

É importante ter em mente que a implementação da metodologia AWP não irá substituir os processos já existentes na organização, e sim transformá-los de modo a torná-los mais eficientes, produtivos, seguros e previsíveis.

No que tange a Especificação Técnica, o documento precisa deixar claro para o Fornecedor que irá recebê-lo que o cronograma deverá ser elaborado através do Caminho da Construção (“Path of Construction” ou “PoC”). O PoC é definido, refinado e finalizado levando em consideração a divisão por pacotes de trabalho e aplicado em todas as etapas de desenvolvimento do projeto, como: identificação da necessidade, elaboração do escopo, definição do projeto, desenvolvimento de engenharia e plano de fornecimento, construção e startup.

Como exemplo, caso a equipe do Projeto opte por contratar um fornecedor na modalidade EPC, é recomendável que a seleção leve em consideração uma avaliação técnica da capacidade dos proponentes em realizar o gerenciamento integrado através da metodologia AWP.

Importante ressaltar ainda que o fornecedor a ser selecionado, deverá apresentar uma postura muito aderente as rotinas estabelecidas de planejamento e fornecimento de informações para a equipe do Projeto, objetivando o atingimento dos objetivos através da aplicação da metodologia AWP, casada com as ferramentas de apoio (BIM e Ágil). Importante avaliar se essa necessidade não deverá constar também na especificação.

A CONTRATAÇÃO

Nesta etapa, o importante é realizar uma avaliação do grau de maturidade do fornecedor na aplicação da metodologia AWP, através da apresentação de credenciais sólidas em projetos de natureza similar a que esta sendo contratada. Empresas com maior capacidade de definição de escopo, sequenciamento de atividades e desenvolvimento de pacotes de engenharia, compra e construção, elaboram orçamentos mais aderentes e competitivos. Importante avaliar ainda a capacidade da empresa para:

• Emitir as ordens de compra contra um PWP observando as codificações adotadas para todos os itens; e
• Prover informação atualizada e confiável, de acordo com as codificações adotadas, sobre todos os itens de um PWP, principalmente no que tange a emissão do pedido, frete, transporte e recebimento.

Como parte do processo de contratação, é preciso verificar também se as minutas contratuais foram revisadas de modo a garantir que as cláusulas contratuais do fornecedor reflitam o cenário de adoção da metodologia e contemplem as penalidades associadas, como descumprimento de prestação de informações ou entregas em formatos específicos.

O PLANO DE AQUISIÇÕES

Sabendo que o PWP permite o alinhamento das sequências de aquisição com o caminho da construção, a elaboração de um plano que contemple uma lista completa de todos os materiais e equipamentos do projeto é uma atividade crítica.

Este plano deverá considerar que os itens a serem adquiridos serão idênticos aos componentes do EWP e ao CWP, e ainda que deverá buscar uma resposta às seguintes questões:

• Qual o escopo dos materiais e equipamentos para o pacote?
• Quais as datas importantes nas atividades de aquisição?
• Qual a lista de ordens de compra?
• Qual a lista de informações de campo (codificações, referências de gerenciamento de material etc.)?
• Quais são as interfaces/dependências com outros PWPs?

Os PWPs geralmente incluem não apenas datas de entrega, mas também datas de instalação vinculadas à sequência de construção. Essas informações são extremamente relevantes para a equipe de Suprimentos.

Durante a construção do planejamento do projeto, a equipe de Suprimentos irá considerar que o pacote de trabalho de aquisição é predecessor do pacote de trabalho de construção, assim como o pacote de trabalho de engenharia. Desta forma, se houver um atraso na data de conclusão planejada do PWP, a equipe poderá analisar o impacto nas atividades de construção.

  A FABRICAÇÃO E O DILIGENCIAMENTO

Adotar a metodologia requer uma mudança na estratégia de aquisição para a equipe do projeto e pode resultar em ligeiros aumentos de custo se os fabricantes forem solicitados a fabricar e enviar os materiais de acordo com as prioridades da PWP.

O custo-benefício se justifica ao final pelo tempo menor de inatividade e custos de construção reduzidos. No que tange o diligenciamento, o PWP facilita o controle pois, serve como uma ferramenta que auxilia no rastreio e no monitoramento da logística de materiais e equipamentos.

OS PAPÉIS E RESPONSABILIDADES

Os contratos já preveem em sua constituição, um capítulo direcionado a determinar papéis e responsabilidades das partes, tendo em vista o modelo de contratação de serviço e acordos entre Contratante e Contratada. Como dito anteriormente, a adoção do AWP visa aprimorar as ferramentas e processos existentes, e desta forma, é preciso que o Contrato deixe claro, dentre as responsabilidades no âmbito da Engenharia, Suprimentos e Construção, entre elas:

• Engenharia
  • Participação em todas as reuniões de definição do PoC;
  • Desenvolvimento dos EWPs com base no Cronograma 6WLA* (6 Weeks Look Ahead) para atender a equipe de campo;
  • Constante troca de informações e dados com as demais frentes responsáveis pela elaboração dos PWPs, CWPs e IWPs.
• Suprimentos
  • Participação em todas as reuniões de definição do PoC;
  • Planejamento de aquisição e negociação de materiais conforme Cronograma 6WLA, fornecendo materiais na data e quantidade certa;
  • Gestão dos Materiais no site de modo a evitar desperdiço e disposição de materiais que não serão utilizados neste momento.
• Construção
  • Participação em todas as reuniões de definição do PoC;
  • Atenção ao cumprimento dos Cronogramas de Planejamento 6WLA;
  • Execução das frentes de trabalho por IWP e de forma ininterrupta até a sua conclusão.

* Durante as reuniões de definição do PoC, é papel da equipe, por meio de um planejamento iterativo e colaborativo, realizar o planejamento das atividades de campo com base em uma visão futura de 6 semanas para frente (ou Six Week Look Ahead-6WLA), de modo a ter claro para todas as frentes quais são os desenhos de engenharia e materiais necessários para correta execução priorizada em campo.

A TECNOLOGIA E AS FERRAMENTAS

Considerando que a execução do contrato será realizada com a base da metodologia AWP, os processos de gestão da execução do projeto devem dispor de ferramentas e tecnologias que auxiliem o monitoramento das atividades, por exemplo:

• Integrar as medições em AWP com RDO Eletrônico – o uso de um RDO eletrônico facilita a integração, a gestão da informação e o acompanhamento da execução dos IWPs no campo;
• Acompanhamento do efetivo de MOID e Equipamentos – uma vez que o planejamento das atividades de campo está sequenciado de uma forma lógica e estruturada, através da programação 6WLA, fica facilitado o acompanhamento dos efetivos de mão de obra direta e indireta, equipamentos, bem como seus respectivos histogramas;
• Gestão Financeira – acompanhamento do saldo contratual deve ser atualizado ao passo em que o sequenciamento das atividades é cumprido pela equipe de campo e os IWPs são executados, o mesmo serve para eventuais saldos destinados a take-in e take-outs, reajustes contratuais e outros;
• Controle de Mudanças – eventuais mudanças que venham a acontecer nos desenhos ou durante a execução devem ser discutidas e refletidas no planejamento 6WLA, bem como atualizados em outras plataformas que auxiliam na construção dos pacotes de trabalho (ex: softwares utilizados para desenvolvimento do BIM);
• Certificados de Conclusão Provisórios e Definitivos – uma gestão integrada das informações, aliada ao acompanhamento físico e financeiro dos projetos, permite que sejam estabelecidos gatilhos que notifiquem aos gestores dos contratos as datas de emissão dos Certificados de Conclusão Provisórios e Definitivos.

Por sua vez, o uso de metodologias ágeis e Lean Construction são importantes ferramentas para otimizar a performance das equipes de construção e entrega do projeto em todo seu ciclo de vida, de modo a viabilizar o desenvolvimento do planejamento 6WLA.

OS PLEITOS

Apesar da maior integração proporcionada pela metodologia, o PWP é uma entrega ativa que evolui com as fases do projeto, desde o início até o encerramento. Sua elaboração pode ser influenciada pelas condições do local de obra (em termos de instalação), pelas informações de Suprimentos, pela construtibilidade etc. Tudo isto pode afetar a elaboração inicial e resultar em uma atualização, que por sua vez pode derivar para um pleito.

Neste caso, para mitigar esse risco, deve-se observar medidas de prevenção e proteção, tais como:

• Cláusulas contratuais robustas que determinem de forma clara as responsabilidades e orientem os procedimentos de resolução de conflitos;
• Procedimentos de registro de informações, guarda de evidências e governança de pleitos;
• Premissas e sistemática de análise do mérito e aprovação de valores pelas partes interessadas.

 Adicionalmente, muitos contratos já contemplam as chamadas cláusulas compromissórias (ou convenção de arbitragem), que obrigam as partes a se submeter a uma arbitragem, prevista na Lei nº 9.307/1996. A cláusula compromissória é celebrada antes de qualquer disputa, quando ainda não se configura uma relação jurídica não litigiosa. Nesse sentido, é preventiva de processos judiciais.

 COMO PODEMOS AJUDAR?

A Verum Partners se posiciona na vanguarda da aplicação da metodologia AWP no Brasil. Nossos profissionais atuaram em alguns dos principais projetos de capital do Brasil nos setores de mineração, óleo e gás, energia e infraestrutura. Aplicamos conceitos da metodologia AWP e outras Best Practices do CII, IPA e AACEi atuando como proprietários e EPCistas. Desta forma, podemos auxiliar nossos clientes:
- Consultoria para implementação da metodologia AWP na organização;
- Aderência do processo de contratação à metodologia AWP;
- Revisão do ambiente de controle e processos internos de aquisição;
- Elaboração de medidas preventivas e de mitigação de pleitos e suporte aos processos de mediação entre as partes.

Entre em contato conosco! E-mail: comercial@verumpartners.com.br

Autores: Darci Toledo, Consultant of Infrastructure & Capital Projects na VerumPartners

Márcio H Barroso, Team Leader Capex & Contracts na VerumPartners