Una de las principales competencias actuales en la gestión de proyectos es la gestión de la agenda. Cada vez hay más reuniones y menos tiempo para desarrollar nuevas rutinas en los proyectos. Uno de los pilares de Advanced Work Packaging es la gestión de restricciones. Pero, ¿cómo encajar esta práctica en el día a día estratégico, táctico y operativo? En este artículo haremos una conceptualización de cómo el AWP puede ayudar a alinear la gestión de las restricciones con la gestión del riesgo y las cuestiones pendientes en los proyectos. 

 

Concepto 

AWP 

Empecemos por el concepto. Según el Instituto de la Industria de la Construcción (CII), el AWP es un marco que abarca todo el trabajo de un proyecto, empezando por la planificación inicial y continuando por el diseño detallado y la ejecución de la construcción. El CII afirma además que el AWP proporciona el marco para una construcción productiva y progresiva, asumiendo la existencia de un plan de ejecución de obras. 

Sabiendo que el AWP aporta un enfoque de principio a fin del proyecto, es posible diseñar un enfoque para la gestión de los riesgos, las limitaciones y las cuestiones pendientes de forma fluida y sin sobrecargar las agendas del equipo del proyecto. 

 

Gestión de riesgos 

Según el Project Management Institute (PMI), la definición correcta de riesgo es: un acontecimiento o condición incierta que, si se produce, tendrá un efecto positivo o negativo en al menos un objetivo del proyecto. En otras palabras, si hay un 0% o un 100% de certeza de algún evento, deja de ser un riesgo. Así, la gestión de riesgos es el uso de habilidades, procesos y herramientas para maximizar las oportunidades y minimizar las amenazas al proyecto. 

Los riesgos pueden clasificarse en diferentes niveles organizativos: desde los estratégicos o de negocio, hasta los tácticos o de proyecto y los operativos. La necesidad de supervisar estos riesgos puede variar de un proyecto a otro, aunque más adelante se propondrá un enfoque dentro del AWP. 

Aunque vemos la implantación de la gestión de riesgos, aún falta madurez en su aplicación en la mayoría de los proyectos. Ya sea por la falta de compromiso de los equipos que no ven valor en estos procesos o por la falta de habilidades técnicas en la aplicación, me di cuenta a lo largo de mi carrera que la gestión de riesgos se convirtió en una hoja de cálculo estática, utilizada sólo para aparecer como un entregable del proyecto y sin ser desplegada en la planificación real de los proyectos. Por lo tanto, el gran reto es utilizar el AWP para extraer más valor de la gestión de riesgos. 

 

Gestión de las restricciones 

La CII dice que una restricción es cualquier información, herramienta, material, equipo, acceso o cualquier otro factor que impida o retrase la ejecución del trabajo. Continúa diciendo que la gestión de restricciones es el proceso utilizado por los supervisores y otros directivos para ayudar a los empleados a mantener la concentración en las actividades sin interrupción. 

Las restricciones son elementos conocidos o desconocidos (riesgos) que pueden afectar a una actividad. Por lo tanto, dentro de un AWP es necesario alinear las restricciones con los riesgos, buscando una gestión más fluida del tiempo del equipo. 

“Work Packaging y la gestión de las restricciones eliminan las incertidumbres en la ejecución de los servicios en los frentes de trabajo, definiendo todo el alcance implicado y asegurando que todo lo necesario para el trabajo está en su sitio. Esto garantiza con mucha mayor certeza que las obras se completarán a tiempo”. – Traducido de IIC RT272 

 

Gestión de los Pendientes 

El sitio web dicio.com.br define la pendencia como “asunto no resuelto”. En la realidad de los proyectos de capital e infraestructura, una cuestión pendiente es cualquier actividad o elemento que falte para alcanzar el 100% de una entrega. 

Las cuestiones pendientes pueden ser obstaculizadoras -cuando su existencia impide que el proyecto se entregue para su funcionamiento- o no obstaculizadoras -cuando aún con el elemento o actividad pendiente, el proyecto puede entregarse para su funcionamiento-. 

Sea cual sea el tipo de pendencia, es necesario identificarla, controlarla y posteriormente resolverla para poder entregar el 100% del proyecto al cliente. Esto se llama gestión de la pendencia. Lo más probable es que, por lo que se ha presentado hasta ahora, sea el más conocido por el lector. 

¿Cómo podemos unir la gestión de riesgos, las restricciones y las pendencias con el AWP? 

 

Integrando con AWP 

Flujo 

Dentro de un flujo de aplicación de AWP, con aporte de lean construction, Verum Partners, líder experto en la metodología en América Latina, destaca algunos pasos: 

  1. Cronograma maestro por paquetes de trabajo (WP): En esta fase se identifican las áreas de construcción (CWA) y los paquetes de construcción (CWP). Se celebran sesiones de Path of Contruction (PoC), reuniones de planificación interactivas y de colaboración para definir la mejor estrategia de construcción. En la fase 1 se realiza la preparación rutinaria, con visión estratégica a largo plazo (normalmente 3 meses) para eliminar las limitaciones de los CWP. 
  1. Pull Planning: En esta fase, los CWPs se detallan en paquetes de instalación (IWP), cuya realización se programará posteriormente. 
  1. Preparación operativa: Otra rutina de preparación, pero con una visión operativa y a corto plazo. Se realiza para eliminar las restricciones en los IWPs. 
  1. Programación: Lista de los IWPs, libres de restricciones, que están programados para ser ejecutados en el campo. 
  1. Seguimiento rutinario de las actividades: las entradas y salidas se realizan a diario con los equipos de ejecución para garantizar que las actividades no se vean limitadas y se realicen según lo previsto. 
  1. Mejora continua: ciclo de retroalimentación con lecciones aprendidas. 

 

Integración 

  • Gestión de riesgos: Comienza con el PoC, donde se identifican los CWP. Durante esta identificación, se recopila información sobre cada envase, incluidos los riesgos. Por lo tanto, ya existe una asociación directa entre el riesgo y el lugar donde repercute el proyecto. A partir de ahí, la gestión del riesgo (control, responsabilidades, etc.) debe unificarse con las restricciones. 
  • Gestión de restricciones: Se inicia con rutinas de preparación (look ahead). Inicialmente con los CWP, eliminando todas las restricciones en una visión a largo plazo. Los riesgos se tratan como un tipo de restricción, por lo que se hace un seguimiento de estos. Más tarde con los IWPs, eliminando todas las restricciones en una visión a corto plazo. 
  • Gestión de asuntos pendientes: tradicionalmente se dejaba para el final de los proyectos, pero ahora los asuntos pendientes se identifican diariamente durante el registro de entrada y salida. Con las rutinas de preparación, se tiende a reducir el número de pendientes, pero los que aún existen son rastreados por los IWPs, facilitando la gestión y retroalimentando la gestión de riesgos y restricciones a través de las lecciones aprendidas. 

 

Conclusión 

La metodología AWP aporta algunas rutinas adicionales, pero, como puede demostrarse, puede coexistir con las rutinas tradicionales en proyectos que aprovechan sus propias rutinas. Así, no sólo se ahorraría tiempo en los proyectos, algo muy valorado por los equipos, sino que se mejorarían los resultados de la gestión tradicional.