Umas das principais competências atuais em gerenciamento de projetos é gestão de agenda. São cada vez mais reuniões e menos tempo para desenvolver novas rotinas nos projetos. Um dos pilares do Advanced Work Packaging é a gestão de restrições. Mas como então encaixar mais essa prática no dia-a-dia estratégico, tático e operacional? Nesse artigo vou fazer uma conceituação e explicar como o AWP pode ajudar a alinhar a gestão de restrição com a gestão de riscos e pendências em projetos.

Conceito

AWP

Vamos começar pelo conceito. Segundo o Construction Industry Institute (CII), o AWP é um framework que engloba todo o trabalho de um projeto, começando com o planejamento inicial e continuando até o projeto detalhado e a execução da construção. O CII ainda diz que o AWP fornece a estrutura para uma construção produtiva e progressiva, pressupondo a existência de um plano de execução da construção.

 

Sabendo então que o AWP traz uma abordagem do início ao fim do projeto é possível desenhar uma abordagem para o gerenciamento de riscos, de restrições e de pendências de uma forma fluida e sem sobrecarregar as agendas do time de projeto.

Gerenciamento de Riscos

Pelo Project Management Institute (PMI), a definição correta de risco é: um evento ou condição incerta que, se ocorrer, terá um efeito positivo ou negativo sobre pelo menos um objetivo do projeto. Ou seja, se existe 0% ou 100% de certeza de algum evento, este deixa de ser um risco. Sendo assim o gerenciamento de riscos é a utilização de habilidades, processos e ferramentas para maximizar as oportunidades e minimizar as ameaças ao projeto.

Os riscos podem ser classificados em níveis organizacionais diferentes: desde estratégico ou de negócio, passando por tático ou de projetos e operacionais. A necessidade de acompanhamento desses riscos pode variar de projeto a projeto, porém mais abaixo será feita uma sugestão de abordagem dentro do AWP.

Apesar de vermos a implementação de gestão de riscos, ainda falta maturidade na aplicação na grande maioria dos projetos. Seja por falta de engajamento das equipes que não enxergam valor nesses processos ou pela falta de habilidades técnicas na aplicação, percebi ao longo de minha carreira que a gestão de riscos virava uma planilha estática, usada apenas para constar como uma entrega do projeto e sem ser desdobrada no planejamento de fato dos projetos. Portanto, o grande desafio é utilizar o AWP para extrair mais valor do gerenciamento de riscos.

Gestão de Restrição

O CII diz que restrição é qualquer informação, ferramenta, materiais, equipamentos, acessos ou qualquer outro fator que impeça ou atrase a execução do trabalho. Diz ainda que a gestão de restrição é o processo usado pelos supervisores e outros gestores para ajudar os empregados a manterem o foco nas atividades sem interrupções.

Então restrições são itens conhecidos ou desconhecidos (riscos) que podem impactar em uma atividade. Portanto dentro de uma atuação por AWP é necessário alinhar as restrições com os riscos, visando uma gestão de tempo do time mais fluida.

“Work Packaging e Gestão das Restrições removem as incertezas na execução dos serviços nas frentes de trabalho através da definição de todo o escopo envolvido e garantindo que tudo necessário para o serviço está no local. Isso garante com muito mais certeza que o trabalho será concluído dentro do prazo estipulado.” – Traduzido do CII RT272

Gestão de Pendências

O site dicio.com.br define pendência como “questão não resolvida”. Na realidade de projetos de capital e infraestrutura pendência é qualquer atividade ou item faltante para atingir 100% de uma entrega.

As pendências podem ser impeditivas – quando sua existência impede que o projeto possa ser entregue para operação – ou não impeditiva – quando mesmo com o item ou atividade pendente, o projeto pode ser entregue para operação.

Seja qual for o tipo de pendência, ela precisa ser identificada, controlada e posteriormente sanada para entrega 100% do projeto ao cliente. Isso é chamado de gestão de pendência. Muito provavelmente, do que foi apresentado até aqui, ela é a mais familiar para o leitor.

Como podemos juntar gestão de riscos, restrições e pendências com o AWP?

Integrando com AWP

Fluxo

Dentro de um fluxo de aplicação do AWP, com contribuição do lean construction, a Verum Partners, principal especialista na metodologia na América Latina, ressalta algumas etapas:

 

 

  1. Cronograma Master por pacotes de trabalho (WP): Nessa etapa são identificadas as áreas de construção (CWAs) e os pacotes de construção (CWPs). Sessões de Path of Construction (PoC) – reuniões de planejamento interativa e colaborativa para definir melhor estratégia de construção – são realizadas. Na etapa 1.1 rotina de prontidão, com visão estratégica de longo prazo (em geral 3 meses) é realizada para remover restrição de CWPs.
  2. Pull Planning: Nessa etapa os CWPs são detalhados em pacotes de instalação (IWPs), que mais tarde serão programados para serem realizados.
  3. Prontidão operacional: Mais uma rotina de prontidão, porém com visão de curto prazo e operacional. É realizada para remover restrições de IWPs.
  4. Programação: Relação de IWPs, livres de restrição, que são programados para serem executados em campo.
  5. Rotinas de acompanhamento de atividades: Check in e check outs são feitos diariamente com os times de execução para garantir que as atividades continuam livre de restrição e estão sendo feitas conforme o planejado.
  6. Melhoria contínua: Ciclo de retroalimentação com as lições aprendidas.

Integração

 

  • Gestão de riscos: Começa com a realização do PoC, onde são identificados os CWPs. Durante essa identificação são levantadas informações de cada pacote, incluindo os riscos. Assim, já existe uma associação direta entre o risco e onde ele impacta o projeto. A partir daí a gestão dos riscos (controle, responsabilidades, etc) devem ser unificadas com as restrições.
  • Gestão de restrições: É iniciada com as rotinas de prontidão (look ahead). Inicialmente com CWPs, eliminando todas as restrições numa visão de longo prazo. Os riscos são tratados como um tipo de restrição, portanto, são acompanhados. Posteriormente com os IWPs, eliminando todas as restrições numa visão de curto prazo.
  • Gestão de pendências: Tradicionalmente deixada para ser realizada ao final dos projetos, as pendências passam a ser identificadas diariamente durante os check in/out. Com as rotinas de prontidão, existe a tendência de diminuição das pendências, mas as que ainda existirem, ficam rastreadas pelos IWPs, facilitando a gestão e retroalimentando a gestão de riscos e de restrições através das lições aprendidas.

Conclusão

A metodologia AWP traz algumas rotinas adicionais, mas como pode ser mostrado, ela pode coexistir com rotinas tradicionais em projetos aproveitando suas próprias rotinas. Então não apenas economizaria tempo em projetos, algo extremamente valorizado pelas equipes, como também potencializa os resultados da gestão tradicional.