Gestão de projetos: o que é, benefícios e como fazer
O último relatório Pulse of the Profession do Project Management Institute constatou que organizações de alto desempenho concluem 90% ou mais de seus projetos no prazo, dentro do orçamento e do escopo. O número destaca a importância da gestão de projetos eficaz para alcançar o sucesso.
Porém, o estudo aponta também que 78% dos projetos ultrapassam o orçamento ou sofrem atrasos no cronograma. Sabendo disso, é fundamental que os profissionais entendam como fazer a gestão de projetos, concentrando-se em um melhor planejamento, gerenciamento de riscos e previsibilidade financeira para permanecer dentro do orçamento.
Por essas e outras razões, o planejamento adequado do projeto é vital: tanto é verdade que 46% das organizações listam essa etapa como uma prioridade, já que fornece as bases para uma execução bem-sucedida.
Neste artigo, apresentamos o que é gestão de projetos, seus principais benefícios, metodologias e como realizá-lo com sucesso.
Aproveite o conteúdo!
O que é gestão de projetos?
Basicamente, é um processo que envolve orientar e liderar sua equipe, delegando e acompanhando as atividades de um projeto específico, a fim de otimizar os recursos para cumprir os requisitos predefinidos no escopo dentro do prazo estipulado.
A gestão de projetos bem-sucedida é aquela que viabiliza o trabalho colaborativo, sob a supervisão da liderança, e garante o alcance dos objetivos de cada etapa e o cumprimento da meta do projeto.
Ao adotar uma metodologia de gestão de projetos, o líder passa a ter uma série de recursos que ajudam a:
- Organizar e acompanhar os planejamentos de projetos, detalhes, arquivos e feedback;
- Coordenar os trabalhos da equipe interdisciplinar;
- Melhorar o fluxo de trabalho colaborativo entre os membros da equipe.
O que são metodologias de gestão de projetos?
Em suma, uma metodologia de gestão de projetos é uma estrutura que descreve a maneira como o trabalho é concluído ao longo de um projeto, fornecendo procedimentos, regras e práticas.
Na prática, a metodologia é a estrutura que define os diferentes mecanismos e formas de trabalhar e conduzir as atividades do projeto. Existem muitas maneiras de fazer a gestão de projetos. Para cada tipo de entrega, existe uma metodologia que melhor atende.
Tipos de abordagem e metodologias de gestão de projetos
O gerenciamento de projetos pode ser orientado por práticas e métodos diferentes. Para saber como fazer gestão de projetos, o ideal é que você conheça as principais possibilidades.
Algumas metodologias simplesmente definem princípios, como o Agile. Já outras são baseadas em uma extensa lista de padrões e processos, como o Project Management Body of Knowledge (PMBOK). Em contrapartida, o Scrum foca simplesmente na definição de processos.
Mas, afinal, qual a diferença entre abordagem e metodologias de projeto? E quais são os principais?
- Abordagem de gerenciamento de projetos: é uma filosofia ou um conjunto de princípios que descrevem a maneira como um projeto é abordado.
- Metodologia de gestão de projetos: é o conjunto real de regras e práticas usadas para implementar uma abordagem.
A seguir, listamos as principais abordagens e metodologias que você precisa conhecer para saber como fazer gestão de projetos.
1. Cascata
Do inglês Waterfall, também é conhecida como abordagem “tradicional” de gerenciamento de projetos. Nesse modelo, os projetos são concluídos um estágio por vez e em ordem sequencial, como uma cascata que flui por uma sequência de rochas.
Quando usar a abordagem:
Para projetos com expectativas claras e rigorosas, esse método é especialmente eficaz. É indicado, por exemplo, para a gestão de obras, já que nestas as etapas estão atreladas. O término de uma fase libera o início da outra. A abordagem também pode ser aplicada em projetos com cronogramas, orçamentos, regulamentos ou outros fatores que exigem um resultado previsível.
2. Agile
Agile é uma abordagem de gerenciamento de projetos construída em etapas pequenas e incrementais. Ideal para gerenciamento de projetos e desenvolvimento de produtos, ele difere da tradicional cascata ou de outras abordagens em fases que dependem de uma estrutura predefinida e morosa de execução.
O Agile é iterativo, ou seja, com atividades conduzidas em ciclos curtos de entrega (chamados sprints), com cada sprint construindo e melhorando as lições do sprint anterior. Os projetos de experimentação são formados por um squad, ou seja, um time multidisciplinar com autonomia e objetivos claros. A equipe pode trabalhar focado, por exemplo, na melhoria de uma determinada funcionalidade do produto.
Os doze princípios do Agile estão contemplados no Agile Manifesto, documento escrito em 2001 por gerentes de projeto em desenvolvimento de software.
Quando usar o Agile:
Uma abordagem Agile é apropriada em qualquer projeto urgente com complexidade e novidade significativas. A gestão de projetos orientada por princípios Agile é muito popular no desenvolvimento de software e no lançamento de um novo produto.
3. Lean
Essa metodologia de gestão de projetos tem raízes na indústria de manufatura, mais precisamente na operação da Toyota. O objetivo dessa metodologia de gestão de projetos é reduzir o desperdício e aumentar a eficiência. Os princípios do Lean incluem:
- Enfatizar o valor da perspectiva do cliente;
- Mapear todo o seu projeto nos estágios iniciais para ver onde gerar valor;
- Reduzir o desperdício.
Quando usar Lean:
Lean é uma abordagem útil de gestão de projetos a ser adotada quando você deseja reduzir custos, encurtar prazos e melhorar a satisfação do cliente. É melhor usada para projetos que antecipam alguma flexibilidade e mudança.
4. Scrum
O Scrum é o tipo de metodologia Agile mais usado. O método implementa princípios ágeis por meio de equipes pequenas, ciclos de desenvolvimento curtos, comunicação frequente e funções designadas para manter o projeto organizado e no caminho certo.
Quando usar Scrum:
O Scrum pode ser uma maneira poderosa de lidar com projetos que prosperam na mudança e na adaptação. Assim como o Agile, o Scrum é frequentemente usado para projetos em setores que antecipam mudanças frequentes ou incógnitas.
5. Kanban
Kanban, que significa “placa” em japonês, é um método de visualização do fluxo de trabalho de um projeto. No Kanban, as tarefas de um projeto são representadas como cartões divididos em colunas em um quadro físico ou digital. À medida que as tarefas são concluídas, os cartões avançam para a próxima coluna até serem finalizados. O método Kanban enfatiza um fluxo de trabalho contínuo.
Quando usar Kanban:
O modo como o Kanban exibe tarefas visualmente torna o método adequado para projetos com várias atividades que precisam ser concluídas simultaneamente. Geralmente, o Kanban é usado em conjunto com outros métodos, como Scrum ou Lean.
Benefícios da gestão de projetos
Como vimos até aqui, o gerenciamento de projetos consiste no uso de ferramentas, conhecimento, processos, habilidades e competências para garantir a conclusão bem-sucedida de uma iniciativa.
Fazer uma gestão sistemática de todos os aspectos – da teoria, para prática até os resultados – é a melhor abordagem para garantir sucesso na execução de uma ideia.
A seguir, listamos algumas das vantagens de priorizar a gestão de projetos.
1. Planejamento e programação aprimorados
O planejamento e o cronograma do projeto são aspectos extremamente importantes, independentemente da metodologia aplicada. Dessa maneira, os registros relevantes para o projeto atual podem ser acessados facilmente.
Além disso, os gerentes de projeto podem criar um plano consistente e priorizar tarefas para o seu sucesso. Ao escolher uma metodologia e um software, tarefas como alocar recursos, identificar dependências, definir prazos e criar entregas podem ser concluídas em pouco tempo.
Como um bom começo é a base para um projeto bem-sucedido, o planejamento de projetos viabiliza e potencializa o alcance de resultados.
2. Incentivo à colaboração
Geralmente, as equipes de projetos são formadas por membros de diferentes áreas. Eles lidam com suas responsabilidades do dia a dia e abraçam também as tarefas do projeto. Entre tantos compromissos, nem sempre é fácil manter-se atualizado sobre o andamento das atividades. Por isso, contar com uma metodologia de gestão de projetos é tão importante.
Ela incentiva a colaboração efetiva da equipe envolvida, torna a comunicação mais eficiente e mantém o engajamento dos profissionais, com foco nos entregáveis e nos objetivos do projeto.
3. Delegação eficaz de tarefas
Quando os gestores usam uma metodologia de gestão de projetos para organizar o trabalho, atribuir tarefas de forma justa aos membros se torna mais fácil. Isso acontece porque os métodos fornecem visibilidade sobre quem está envolvido em qual etapa e com qual atividade. Sabendo disso, o gestor pode direcionar seus recursos de maneira mais eficiente e justa.
4. Mitigação efetiva de riscos
Identificar possíveis gargalos e empregar soluções eficazes são algumas das prioridades de um gestor. Com um método de gestão de projetos, os profissionais podem aprimorar suas estratégias de mitigação de riscos e obter ajuda de todos os recursos disponíveis.
Isso melhora a eficiência geral da equipe e também permite a alocação eficaz dos recursos disponíveis para evitar riscos no projeto.
5. Aumento de produtividade
Ao adotar uma metodologia eficaz de gestão de projetos, a produtividade da equipe também aumenta. Isso porque ela orienta a equipe, direciona os recursos, melhora a comunicação, a colaboração e agiliza o processo de tomada de decisão. Tudo isso contribui para melhorar a produtividade no trabalho.
Como escolher a metodologia de gestão de projetos ideal?
Para saber como fazer a gestão de projetos, tenha em mente que a escolha da metodologia afeta como você gerencia seus projetos e como sua equipe se comunica. A metodologia certa ajudará você a entregar projetos no prazo e manter todo o seu trabalho organizado. Por isso, selecionar uma ferramenta que funcione para você é importante.
Mas, afinal, o que levar em conta na hora de analisar cada metodologia?
Listamos o que você precisa considerar. Confira!
- Características e requisitos
De listas de tarefas simples a gráficos de velocidade complexas, existem metodologias no mercado para cada grau de necessidade. Faça uma avaliação de seus requisitos: o tamanho de seus projetos, o número de pessoas envolvidas e muito mais.
A sua prioridade é ter estrutura de divisão de trabalho e controle de orçamento? Ou você quer ajuda para atribuir tarefas, gerenciar dados de vencimento e mantê-lo organizado? Dependendo da demanda, um tipo de metodologia será mais indicado para a proposta do seu projeto.
- Perfil da equipe
As equipes que seguem uma metodologia proativa, como o método cascata, enfatizam muito a manutenção de registros, documentos e um fluxo de trabalho bem definido. Se os profissionais se concentram na priorização e na definição de dependências, você precisa de um método cascata para a gestão do projeto.
No entanto, se o seu time tem um perfil mais adaptável e flexível, o ideal é usar uma metodologia reativa como Agile ou Lean, já que ambas garantem uma gestão mais tranquila e fluida para o trabalho iterativo.
- Orçamento
Considere qual o valor está disposto a investir na sua metodologia e na contratação de ferramentas tecnológicas que viabilizem uma gestão de projetos assertiva e eficaz. O mercado oferece soluções com vários níveis de funcionalidade.
Uma ferramenta de gestão de projetos simples e gratuita ajuda você a criar listas de verificação e riscar tarefas concluídas. Mas, se você busca recursos avançados, talvez prefira optar por soluções mais robustas e caras.
- Facilidade de uso
Esse é um dos segredos para uma gestão de projetos bem-sucedida: adotar uma metodologia que seja simples, intuitiva, amigável e produtiva, para que o time permaneça usando.
Uma boa metodologia de gestão de projetos é útil quando as equipes entendem seu mecanismo, respeitam a dinâmica e interagem com base no que o modelo prevê.
O ideal é procurar uma abordagem simples com recursos práticos e úteis que seja capaz de absorver a complexidade dos projetos, enquanto direciona os esforços dos profissionais para a execução e conclusão dos entregáveis.
Um método de gestão de projetos eficaz deve ser simples, flexível e escalável.
O custo das falhas na gestão de projetos
Quando a gestão de projetos é feita de maneira desorganizada e sem uma sistemática definida, geralmente as empresas se deparam com dois erros frequentes:
- O planejamento é realizado com prazos subestimados: uma falha na definição do cronograma compromete o cumprimento de prazo de todos os entregáveis. O efeito dominó traz outros problemas como desconforto com a comunidade por conta do atraso na obra e estouro de orçamento em termos de tempo, energia e dinheiro.
- Falha na previsão orçamentária: quando a empresa erra no cálculo do provisionamento de recursos a serem investidos, além de atrasar, a execução da obra pode ficar parada por falta de dinheiro. Esse tipo de situação leva à insatisfação do cliente, à perda de reputação na imagem da marca e até ao descontentamento dos profissionais envolvidos.
Na prática, quando a empresa não prioriza nem sabe como fazer a gestão de projetos de modo eficaz, as dores de cabeça e prejuízos surgem em efeito cascata gerando problemas na gestão de custos, na interação com a comunidade, no engajamento dos profissionais e no cumprimento dos prazos do cronograma.
Tudo se torna mais complexo, difícil, demorado e caro sem uma gestão de projetos adequada.
Como fazer gestão de projetos com a Verum Partners
Se você busca reestruturar a gestão de projetos na sua empresa, considere contar com o suporte de uma parceira consultiva especialista no assunto, como a Verum Partners.
Com mais de 170 consultores no seu time, temos expertise, conhecimento e as melhores metodologias de gestão de projetos ao seu alcance. Deixe o efeito dominó de problemas no passado.
Na Verum Partners, apresentamos para você metodologias de gestão de projetos que fornecem todos os recursos necessários para ter sucesso na condução de uma obra. Conheça a nossa jornada:
Etapa 1. Chegada da empresa e escuta
Quando a empresa chega, normalmente já passou por uma série de problemas difíceis e ainda tem dores não resolvidas. Para conhecer suas experiências e demandas, nossos consultores fazem um momento de escuta. O objetivo é entender a sua realidade, para saber como oferecer suporte.
Etapa 2. Mapeamento/ Diagnóstico bem-feito
Depois do primeiro atendimento, os consultores têm um ponto de partida para fazer um mapeamento dos aspectos que devem ser trabalhados na gestão de projetos. Aqui, já é possível começar a pensar na metodologia mais indicada para a condução das atividades.
Etapa 3. Kickoff do projeto
Objetivos específicos validados, com marcos e entregáveis definidos, é hora de dar start no projeto. Os consultores indicados passam a trabalhar em parceria com o time da sua empresa.
Etapa 4. Imersos no negócio do cliente
Na fase de implementação e acompanhamento, os consultores da Verum Partners orientam a empresa na execução de cada etapa, fornecendo o conhecimento e levando a metodologia ideal para a gestão do projeto.
Além de acompanhar a execução das atividades, os consultores Verum garantem suporte à tomada de decisão com fatos, dados e indicadores para mitigar riscos e prejuízos. Mais previsibilidade e assertividade na qualidade da dinâmica da empresa.
Etapa 5. Avaliação da gestão de projetos
Na gestão do projeto, os indicadores permitem avaliar carga de trabalho, desempenho, potenciais, competências, hard skills e soft skills dos profissionais envolvidos.
Por fim, na última etapa, após acompanhar o planejamento e a execução das atividades do projeto, os consultores da Verum Partners são avaliados pela qualidade da entrega.
Os indicadores de NPS (Net Promoter Score) fornecem visibilidade sobre a satisfação da empresa em relação ao desempenho da equipe de consultores e a geração de valor da Verum Partners na gestão do projeto.
As empresas que escolhem a Verum contam com uma equipe de consultores internos que apontam o melhor caminho indicando como fazer uma gestão de projetos exitosa.
Quer fazer revolucionar o gerenciamento na sua organização também? Saiba como a Verum Partners pode ajudar!
