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Uma excelente Gestão de Projetos orientada aos processos e às boas práticas para executar uma mudança organizacional, por si só, não é o suficiente para atingir o sucesso. Ou, colocando de outra forma, o segredo para uma implantação bem-sucedida envolve algo muito mais simples e ao mesmo tempo fundamental: gestão de mudanças considerando seus impactos e implicações para as pessoas.

A Gestão de Mudanças – o lado humano da mudança – representa as ações tomadas pelas organizações para ajudar a transição dos colaboradores do estado atual para o estado futuro desejado.

A Jornada da Mudança contempla três dimensões e quatro ações estratégicas:

• Dimensões: Pessoas, Processos e Ferramentas
• Ações Estratégicas: Objetivos da Mudança, Plano da Transformação, Plano de Comunicação e Comitê de Gestão de Mudanças

Dimensões da Gestão de Mudanças

Processos porque, quando bem definidos, dão agilidade às organizações na condução das rotinas operacionais (não precisamos inventar a roda sempre);

Ferramentas porque com sua atribuição clara ajudam a organizar as tarefas, otimizar o tempo de execução e definir claramente os responsáveis por cada trabalho. (Lá atrás inventamos a roda, certo? Ela como ferramenta facilita o movimento ao invés de puxar algo apenas pela força);

Pessoas porque são o bem maior das organizações e sem elas, processos e ferramentas de nada servem para produzir algo. (A roda foi inventada por quem? Pessoas! E para qual finalidade? Ajudar pessoas!).

Ações estratégicas da Gestão de Mudanças

Para conduzir a gestão de mudanças de forma estratégica e estruturada devemos pensar nas etapas da mudança a serem implementadas.

1. Definição dos Objetivos

Este é o ponto de partida. O que as empresas querem quando falamos em mudanças de processos, ferramentas e mindset? Em linhas gerais, os objetivos estão ligados à segurança, produtividade, custos, qualidade e prazo. Ter um objetivo claro com relação à onde se deseja chegar com as mudanças propostas é essencial. O segundo passo é realizar o mapeamento dos stakeholders, das pessoas interessadas e também as que serão “afetadas” pela mudança, entendendo a estrutura organizacional, influenciadores, líderes e pessoas chave. Na sequência, é o momento de levar capacitação e autoconhecimento. O objetivo é alinhar conceitos com a liderança, realizar autoavaliação, mapear benefícios, desafios e barreiras para transformação.

Soluções Verum Partners como base dos objetivos da transformação cultural e digital

2. Plano de Transformação

A partir das avaliações e percepções coletadas, a etapa seguinte é a consolidação do diagnóstico do cenário atual, que será a base para definir o  Plano da Transformação. A consolidação e validação do plano é realizado a partir da definição colaborativa de: rituais de gestão, excelência tática (AWP), Excelência Operacional (Lean e Ágil), Plano BIM, Matriz RACI, Plano de Capacitação e Engajamento. O Plano de Transformação será o principal norte para implantação das soluções, contendo o passo a passo para condução das mudanças organizacionais, culturais e digitais propostas.

3. Comitê de Gestão de Mudanças

Dentro dos rituais de gestão temos o Comitê de Gestão de Mudanças que tem como principal objetivo comprometer a liderança do owner e suas contratadas com a transformação desejada e, a partir da participação ativa, desdobrar as diretrizes de transformação e dissolver as principais barreiras para a transformação com ações “top-down”. O comitê deve operar a partir de ciclos periódicos de encontros, pauta pré-definida, follow up do plano de ação e desdobramentos de estratégia. Todos os pontos relacionados à mudança devem ser abordados e deve-se ter um entendimento claro sobre a velocidade de implantação, barreiras, resultados, comunicação, atuação da liderança, entre outros.

4. Plano de Comunicação

Por fim, e não menos importante, o processo de Gestão de Mudança necessita de um Plano de Comunicação eficaz. Comunicar (e comunicar bem) a mudança nos diferentes tempos de implantação, desde os primeiros rumores até a fase pós-implementação faz com que todos interessados tenham entendimento claro do processo pelo qual estão passando. O sucesso para isso é definir os públicos-alvo, as mensagens-chave bem como o cronograma de divulgação e o orçamento para este fim. O porta-voz da Mudança deve ser o Sponsor principal, líder do Comitê de Gestão da Mudança.

Mudanças inevitavelmente faz com que as pessoas saiam de suas zonas de conforto/segurança e passem por incertezas, preocupação e até mesmo fuga. O impacto individual ou de grupos vai variar de acordo com a eficácia do trabalho de Gestão da Mudança, bem como a velocidade de adoção e utilização final da mudança proposta. A aplicação de métodos eficazes de gerenciamento de mudanças é essencial para obtenção de sucesso nos projetos e na implementação de metodologias e ferramentas. A jornada de transformação cultural obrigatoriamente passa por entender e gerenciar o lado humano das mudanças.

Autores: Thiago Campos e Lucas Carvalho