Requisitos incompletos, omissões, falta de envolvimento dos profissionais, expectativas irrealistas do cliente, atrasos no recebimento de materiais, excessos de custos e prazos perdidos. Esses são apenas alguns dos fatores que podem arruinar o planejamento e a execução de uma obra. Daí a importância do escopo de projetos. 

A partir dele, a empresa descreve como obter, documentar e gerenciar requisitos, envolvendo todos os interessados e minimizando os riscos do projeto de capital.  

Neste artigo, apresentamos a importância de definir o escopo de projetos de capital. Isso porque, na prática, ele é indispensável para o gerenciamento exitoso de qualquer projeto, em todas as indústrias, inclusive na engenharia e construção.  

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Escopo de projeto: o que é e sua importância na gestão de projetos

O escopo de um projeto é a soma de todo o trabalho que precisa ser executado. O documento ajuda os gerentes de projeto a definir os limites, deixando claro para todos o que será feito e o que não está planejado.  

Para definir o escopo do projeto, é preciso compreender os objetivos, a estrutura de divisão do trabalho e os requisitos, entre outros elementos. Então, com o escopo do projeto definido, você pode criar um documento completo com todas as informações mapeadas até aqui.

Basicamente, o escopo de projeto resume os objetivos, bem como os resultados, suposições, restrições e exclusões. Além disso, apresenta também uma representação visual do fluxo de trabalho, que divide o projeto em componentes menores e gerenciáveis, como fases, tarefas, sub-tarefas e marcos. 

Escopo de projeto e objetivos: quais as diferenças entre eles?

Parecem sinônimos, mas são conceitos distintos. 

O escopo compreende a totalidade dos resultados, benefícios e do trabalho necessário para produzi-los. O escopo do trabalho é decisivo para saber se ele será gerenciado como um projeto, programa ou portfólio.

A gestão do escopo depende de duas coisas; a natureza dos objetivos (produtos, benefícios ou estratégicos) e a definibilidade dos objetivos. Geralmente, o escopo de projetos incluirá resultados, mas pode ser estendido para cobrir os benefícios.

Por outro lado, os objetivos podem ser expressos em termos de resultados, como a construção de um novo prédio,  benefícios, como redução dos custos de viagem e gerenciamento de instalações, ou objetivos estratégicos, como dobrar o preço das ações da empresa em três anos.

É importante saber que: quando o objetivo é compreendido com clareza e uma saída tangível (por exemplo, em construção e engenharia), o escopo do projeto é definido com a maior precisão possível no início do ciclo de vida.

Já se o objetivo é menos tangível ou sujeito a mudanças significativas, o escopo de projetos deve ser mais flexível, exigindo uma abordagem cuidadosa, que evite também a escalada de custos.

Escopo de projetos: 6 elementos-chave 

Afinal, por onde começar a definição do escopo de projetos? O melhor caminho é considerar os vários elementos-chave. Eles ajudam a estabelecer uma base sólida para a execução do projeto. Com uma visão clara do escopo de projetos, todos os envolvidos compreendem e acompanham as metas, requisitos e limitações do projeto. Conheça esses elementos em detalhes.

#1 Objetivos e metas do projeto

Antes de definir o escopo do projeto, é essencial ter uma compreensão dos objetivos e metas que o trabalho pretende alcançar. Para tanto, é importante identificar o propósito do projeto, o resultado desejado e as metas específicas. Concluído esse passo, o próximo é definir um escopo alinhado com essas metas,  que ajude a orientar as atividades e tomadas decisões ao longo do projeto.

#2 Requisitos do projeto

Outro aspecto crucial para o escopo do projeto é a identificação dos requisitos. Eles incluem todas as funcionalidades, características e resultados específicos que o projeto deve entregar. Portanto, é preciso entender as necessidades e expectativas dos stakeholders e traduzi-las em requisitos claros e mensuráveis.

Com os requisitos do projeto definidos, o gestor estabelece uma base sólida para a definição do escopo. Assim, todos os envolvidos têm uma compreensão comum das expectativas.

#3 Restrições e limitações do projeto

Com as metas e os requisitos do projeto definidos, o próximo passo é estabelecer as restrições e limitações que podem afetar o escopo. As restrições podem incluir limitações de tempo, recursos, orçamento ou outras restrições específicas do projeto. 

Com tais restrições mapeadas e documentadas, é possível ajudar o escopo do projeto, minimizando os possíveis impactos das limitações na execução das atividades predefinidas. 

#4 Cronograma e orçamento para o projeto

Na definição do escopo do projeto, outro elemento-chave é a criação de um cronograma, que define atividades e prazos a serem seguidos. Já o orçamento estabelece os recursos financeiros disponíveis para a realização do trabalho. 

Ao criar um cronograma e orçamento realistas, o gestor garante a viabilidade do escopo do projeto. De tal modo, todas as atividades podem ser concluídas dentro dos prazos e recursos estabelecidos.

#5 Comunicação e documentação do escopo do projeto

Com o escopo do projeto definido, é fundamental comunicá-lo e documentá-lo de forma clara e abrangente. Dessa maneira, o gestor garante que todas as pessoas envolvidas tenham uma compreensão compartilhada das metas, requisitos e limitações do projeto. 

Para comunicar o escopo do projeto de forma eficaz, uma das medidas importantes é realizar reuniões de alinhamento. Nesses encontros, o gestor compartilha as metas e requisitos do projeto, além de convidar as partes interessadas a colocarem suas expectativas e preocupações. 

Além das reuniões de alinhamento, é essencial documentar o escopo do projeto de forma detalhada e clara. A documentação do escopo deve incluir todas as informações relevantes, como as metas do projeto, os requisitos, as restrições e os prazos.

Na prática, a documentação do escopo do projeto fornece uma visão geral, esclarece as expectativas e serve como referência para futuras decisões e atividades. 

#6 Acompanhamento do projeto

Por fim, outro elemento-chave indispensável é o acompanhamento do projeto, desde o planejamento até a entrega da obra. 

Para garantir o sucesso em todas as etapas, o gestor deve buscar canais para fornecer atualizações regulares sobre o progresso do projeto. Além disso, é igualmente importante discutir eventuais mudanças no escopo e garantir que todos os profissionais estejam cientes de qualquer impacto nas metas e requisitos do projeto. 

Com uma comunicação contínua, o escopo do projeto pode ser mantido e  quaisquer desvios tendem a ser abordados da melhor maneira possível. 

Gestão da mudança no escopo do projeto

Durante a execução do projeto, muitas mudanças no escopo tendem a acontecer. Elas podem ser resultado de novas informações, requisitos adicionais ou alterações nas circunstâncias. 

Daí a importância da abordagem de gestão da mudança. Somente assim o gestor pode gerenciar essas alterações de forma adequada e exitosa, para garantir que o projeto permaneça dentro dos limites estabelecidos. 

Confira algumas práticas recomendadas para conduzir as mudanças no escopo do projeto.

Avaliação das mudanças propostas

Quando uma mudança no escopo é proposta, busque avaliar, com cuidado e calma, o impacto dessa mudança no projeto. Analise as consequências da mudança em termos de recursos, prazos e metas do projeto. 

Nesse momento, é importante considerar se a mudança é realmente necessária e se está alinhada com os objetivos e requisitos do projeto. Assim, o gestor pode tomar decisões informadas e minimizar o risco de desvios significativos no escopo.

Comunicação e negociação com todos os stakeholders

Ao lidar com mudanças no escopo do projeto, a comunicação eficaz com todos os envolvidos é crucial. Promova uma discussão aberta, com a participação dos stakeholders, para avaliar as mudanças propostas. 

Com esse momento de troca de insights e conhecimento, as pessoas tendem a ganhar uma compreensão clara das implicações da mudança. Além disso, essa é a oportunidade perfeita para conduzir negociação e resolução de conflitos.

Avalie todas as perspectivas apresentadas no debate e, sempre que possível,  permita que as decisões sejam tomadas de maneira colaborativa.

Atualização e documentação do escopo

Depois de uma aprovação na mudança no escopo do projeto, é essencial atualizar e documentar essas alterações de forma adequada. Ou seja, o ideal é revisar e modificar a documentação existente, incluindo as mudanças aprovadas. 

Ao manter a documentação atualizada e comunicar as mudanças do escopo do projeto de forma clara, o gestor garante o progresso das atividades e etapas, seguindo o escopo predefinido.

Escopo de projetos de capital: como a Verum pode ajudar?

Nas obras de capital, contar com um escopo de projetos bem definido faz toda a diferença, em todas as etapas. No planejamento, execução, acompanhamento e entrega, os profissionais envolvidos têm visibilidade sobre o que já foi feito, o que está por vir e como tudo pode ser melhorado.

Na gestão de projetos, uma das abordagens que pode organizar e facilitar a definição do escopo é a metodologia FEL. Elas permitem customizar as quantidades e escopos das fases. Assim, os entregáveis e informações podem ser ajustados diante da maturidade predefinida e da tipologia de projeto. 

Orientada por uma governança de portões, que ajuda a desenhar o escopo do projeto, a metodologia FEL pode ser adaptada e customizada para setores de projetos de infraestrutura, energia, industrial e até mesmo para projetos da mineração.

A Verum Partners possui uma equipe de consultores especializados no uso da metodologia FEL. Se você busca definir e organizar o escopo dos projetos, precisa conhecer essa solução. Entre em contato conosco e descomplique o planejamento e a execução dos projetos de capital.